プロジェクトミーティング。時間を無駄にしないために

長年にわたり、人々は「会議に費やす時間」を職場の不満の上位に挙げてきました。多くの場合、会議には明確な目的がなく、参加する人も間違っており、また、会議をしなくても同じ結果を得ることができたはずです。また、会議の目的が明確でなく、参加する人を間違え、会議を開かなくても同じ結果が得られるような会議も少なくありません。

良いプロジェクト会議は、対面、電話、オンラインのいずれであっても、適切で、よく計画され、慎重に実行されることで、参加者の時間を尊重する必要があります。対面式でもバーチャルでも、会議にかかる費用は、参加者が失った時間や機会の価値よりも大きい場合があります。計画、実施、フォローアップに費やされた時間を考慮に入れても、です。

プロジェクト会議の日程を決める前に、次の4つの質問をする。

1.ミーティングを実施する上で、どのような懸念がありますか? 回答は、議題を作成し、誰が会議に出席し、運営すべきかを特定するのに役立ちます。事前に懸念事項を確認することで、会議の成功を脅かすような問題を解決することができます。

2.会議で取り上げる必要のある懸念事項は何ですか? 回答は、会議で解決または評価すべき問題を明らかにする。解決策を追跡するために、懸念事項を記録する。例えば、ミーティングは特定のワークパッケージについて行われることもあれば、プロジェクト全体を脅かすような懸念に対処することもある。

3.あなたの懸念を考慮し、あなたは会議で何を達成したいですか? 回答には、会議の主な目的である 具体的会議で達成したい主な目標、および副次的な目標。これによって、会議の焦点が定まり、最適な実施方法が決定される。

4.達成したいことを考えると、誰が参加すべきでしょうか? プロジェクトに対する参加者のコミットメントを得るためには、参加することが重要ですが、一部のプロジェクト参加者を出席させずに参加させる方法があります。会議の議事録に書き写す、会議の一部に参加してもらう、会議後に個人的に報告する、などなど。

これらの質問をし、それに答えることで、参加者が事前に準備し、会議中も順調に進めることができるような会議のアジェンダを作成することができるのです。私たちのクライアントは、プロジェクト作業の改善を、プロジェクト会議の改善によるものと考えています。会議が生産的で適切なものであり、長引かないことを理解した参加者は、会議に参加することを楽しみにし、参加することで利益を得ることができるのです。

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