项目会议。时间花得值吗?

多年来,人们把 "花在会议上的时间 "列为他们对工作场所的最大抱怨。很多时候,会议没有明确的目的,错误的人参加,而且不开会也能取得同样的结果。你参加过多少次会议,这些会议在各种问题之间跳来跳去,似乎永远不会结束,而且下一步行动也不明确,就这样解散了?

好的项目会议--无论是面对面的、电话的还是在线的--都需要通过相关的、精心策划的和认真执行的方式尊重参与者的时间。一个会议--面对面的或虚拟的--的成本可能比参加会议所损失的时间和机会的价值要高。甚至还没有考虑到在计划、进行和跟进方面所花费的时间。

在安排项目会议之前,问这四个问题。

1.你对主持会议有什么顾虑? 答案可以帮助你制定议程,确定谁应该参加和主持会议。预先了解关注的问题可以解决威胁会议成功的问题。

2.在会议中需要解决哪些问题? 答案揭示了要在会议上解决或评估的问题。记录关注的问题以跟踪解决。例如,会议可能是关于一个特定的工作包或解决威胁到整个项目的问题。

3.鉴于你所关心的问题,你希望在会议上取得什么成果? 答案揭示了主要的会议目标-- 具体你想在会议中完成的主要目标,以及次要目标。这将使会议的重点突出,并确定如何最好地进行会议。

4.鉴于你希望达到的目的,谁应该参加? 虽然参与对于获得参与者对你的项目的承诺是至关重要的,但也有一些方法可以让一些项目参与者在没有他们出席的情况下参与进来。把他们抄在会议记录上,请他们参加一部分会议,事后亲自向他们汇报,等等。

通过询问和回答这些问题,你可以创建一个会议议程,帮助与会者提前做好准备,然后在会议期间保持在正轨上。我们的客户经常将项目工作的改进归功于更好的项目会议。当与会者意识到会议将是富有成效的、相关的,并且不会无休止地拖下去,他们就会期待参加会议,并从参与中受益。

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