Project vergaderingen: Goed besteedde tijd?

Jarenlang hebben mensen "de tijd die besteed wordt aan vergaderingen" gerangschikt als hun grootste klacht op de werkplek. Maar al te vaak hebben vergaderingen geen duidelijk doel, de verkeerde mensen wonen ze bij en dezelfde resultaten hadden ook zonder vergadering kunnen worden bereikt. Hoe vaak heeft u een vergadering bijgewoond die van onderwerp naar onderwerp versprong, eindeloos leek te duren en eerder ophield dan eindigde - met onduidelijke vervolgstappen?

Goede projectvergaderingen - persoonlijk, per telefoon of online - moeten de tijd van de deelnemers respecteren door relevant, goed gepland en zorgvuldig uitgevoerd te zijn. De kosten van een vergadering - face-to-face of virtueel - kunnen meer bedragen dan de waarde van de verloren tijd en kansen voor het bijwonen. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd die wordt besteed aan de planning, de uitvoering en de follow-up.

Stel deze vier vragen voordat je een projectvergadering plant:

1. Welke bezwaren hebt u tegen het houden van de vergadering? Antwoorden kunnen u helpen een agenda op te stellen en te bepalen wie de vergadering moet bijwonen en leiden. Door op voorhand de problemen te bekijken, kunnen problemen worden opgelost die het succes van de vergadering in gevaar brengen.

2. Welke punten van zorg moeten tijdens de bijeenkomst aan de orde komen? Antwoorden onthullen de kwesties die tijdens de vergadering moeten worden opgelost of beoordeeld. Leg de problemen vast om de oplossing te volgen. Een vergadering kan bijvoorbeeld worden gehouden over een bepaald werkpakket of ingaan op een zorg die het hele project bedreigt.

3. Wat hoopt u, gezien uw bezorgdheid, tijdens de bijeenkomst te bereiken? De antwoorden onthullen het primaire vergaderdoel-de specifiekHet belangrijkste doel dat u wilt bereiken tijdens een vergadering, evenals secundaire doelstellingen. Dit zal de vergadering focussen en bepalen hoe ze het best kan worden geleid.

4. Gezien wat je hoopt te bereiken, wie moet er aanwezig zijn? Hoewel betrokkenheid van cruciaal belang is voor het verkrijgen van betrokkenheid van deelnemers bij uw project, zijn er manieren om sommige projectdeelnemers erbij te betrekken zonder dat zij aanwezig zijn. Kopieer ze in de notulen van de vergadering, vraag ze om een deel van de vergadering bij te wonen, licht ze na afloop persoonlijk in, enzovoort.

Door deze vragen te stellen en te beantwoorden, kunt u een vergaderagenda opstellen die de deelnemers helpt om zich van tevoren voor te bereiden en vervolgens tijdens de vergadering op koers te blijven. Onze klanten schrijven verbeteringen in projectwerk vaak toe aan betere projectvergaderingen. Wanneer deelnemers beseffen dat vergaderingen productief en relevant zullen zijn en niet eindeloos zullen aanslepen, kijken ze ernaar uit ze bij te wonen en profiteren ze van hun deelname.

Blog afbeelding 1
Project Sponsoring, De Vergeten Vaardigheid
Blog afbeelding 1
Het kiezen van een Project Manager
Blog afbeelding 1
Een project crashen zonder schade
Blog afbeelding 1
Voor organisatorische projecten, is een goed idee hebben niet genoeg

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!