Projektbesprechungen: Gut investierte Zeit?

Seit Jahren ist die "in Sitzungen verbrachte Zeit" die größte Beschwerde am Arbeitsplatz. Zu oft haben Besprechungen keinen erklärten Zweck, die falschen Leute nehmen teil und die gleichen Ergebnisse hätten auch ohne Besprechung erzielt werden können. Wie oft haben Sie schon an einer Besprechung teilgenommen, die zwischen verschiedenen Themen hin und her springt, scheinbar ewig dauert und sich auflöst, anstatt zu enden - ohne dass die nächsten Schritte klar sind?

Gute Projektbesprechungen - ob persönlich, per Telefon oder online - müssen die Zeit der Teilnehmer respektieren, indem sie relevant, gut geplant und sorgfältig durchgeführt werden. Die Kosten einer Besprechung - ob persönlich oder virtuell - können höher sein als der Wert der verlorenen Zeit und der Chancen, die sich aus der Teilnahme ergeben. Dabei ist der Zeitaufwand für die Planung, Durchführung und Nachbereitung noch nicht einmal berücksichtigt.

Bevor Sie eine Projektbesprechung anberaumen, stellen Sie diese vier Fragen:

1. Welche Bedenken haben Sie bezüglich der Durchführung der Sitzung? Die Antworten können Ihnen helfen, eine Tagesordnung zu erstellen und festzulegen, wer an der Sitzung teilnehmen und sie leiten soll. Wenn Sie sich im Vorfeld mit den Bedenken auseinandersetzen, können Sie Probleme lösen, die den Erfolg der Sitzung gefährden würden.

2. Welche Anliegen müssen bei dem Treffen angesprochen werden? Die Antworten geben Aufschluss über die Probleme, die in der Sitzung zu lösen oder zu bewerten sind. Halten Sie die Bedenken fest, um die Lösung zu verfolgen. Beispielsweise kann eine Besprechung über ein bestimmtes Arbeitspaket abgehalten werden oder ein Anliegen behandeln, das das gesamte Projekt bedroht.

3. Was erhoffen Sie sich angesichts Ihrer Bedenken von dem Treffen? Die Antworten geben Aufschluss über das primäre Ziel der Sitzung - die spezifischGeben Sie das Hauptziel an, das Sie in einer Besprechung erreichen wollen, sowie die sekundären Ziele. So können Sie sich auf die Besprechung konzentrieren und festlegen, wie sie am besten durchgeführt werden kann.

4. Wer sollte angesichts dessen, was Sie zu erreichen hoffen, teilnehmen? Auch wenn die Einbeziehung der Teilnehmer entscheidend ist, um sie für Ihr Projekt zu gewinnen, gibt es Möglichkeiten, einige Projektteilnehmer einzubeziehen, ohne dass sie anwesend sind. Kopieren Sie sie in das Besprechungsprotokoll, bitten Sie sie, an einem Teil der Besprechung teilzunehmen, führen Sie anschließend eine persönliche Nachbesprechung mit ihnen durch usw.

Indem Sie diese Fragen stellen und beantworten, können Sie eine Tagesordnung erstellen, die den Teilnehmern hilft, sich im Voraus vorzubereiten und während der Besprechung auf dem Laufenden zu bleiben. Unsere Kunden führen Verbesserungen in der Projektarbeit häufig auf bessere Projektbesprechungen zurück. Wenn die Teilnehmer wissen, dass die Besprechungen produktiv und relevant sind und sich nicht endlos in die Länge ziehen, freuen sie sich auf die Besprechungen und profitieren von der Teilnahme.

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