Projektpatenschaft, die vergessene Fähigkeit

Wir alle wissen, dass Projekte eines der wichtigsten Mittel sind, um "Dinge" zu erledigen - Dinge, die etwas komplexer sind als unsere täglichen operativen Aufgaben, von kleinen Projekten wie einer Präsentation bis hin zu komplexen Projekten wie der Einführung einer neuen Software oder der Neugestaltung eines Geschäftsprozesses. Die letztgenannten Projekte sind in der Regel eher strategischer Natur und haben oft einen Geschäfts- oder Projektsponsor. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie sich fragen, woher diese Projekte kommen und wer sie genehmigt hat.

Die Rolle des Projektsponsors wird oft von jemandem auf der Führungsebene "übernommen", aber in vielen Organisationen ist sie weder vollständig verstanden noch formalisiert. Der Projektsponsor hat eine wichtige Aufgabe zu erfüllen, die Projektmanager in der Regel nicht allein bewältigen können. Im Wesentlichen sollte ein Sponsor die Verbindung zwischen der Geschäftsstrategie und dem Projektumfang herstellen. Er sollte dafür verantwortlich sein, dass das Projekt so konzipiert ist, dass es den erwarteten geschäftlichen Nutzen erbringt und über die Ressourcen verfügt, um die definierten Ziele zu erreichen.

Zu den weiteren Aufgaben gehört es, das Unternehmen zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass die strategische Initiative die erforderliche Sichtbarkeit auf der Führungsebene und die notwendige Unterstützung im Unternehmen erhält. Dies erfordert gute kommunikative und politische Fähigkeiten. Diese Fähigkeiten können und sollten im Rahmen eines ganzheitlichen Projektmanagement-Entwicklungsprogramms entwickelt werden.

In meiner Funktion als Leiter unserer globalen Marketing- und Produktgruppe habe ich die Möglichkeit, viele verschiedene Initiativen sowohl zu initiieren als auch zu sponsern (Anmerkung: Initiierung und Sponsoring sind nicht unbedingt dasselbe). In einem globalen, "gemischten" Unternehmen neigen wir natürlich dazu, verschiedene konkurrierende Geschäftsziele zu verfolgen - strategisch vs. operativ, global vs. regional, usw.

Ein Beispiel, das mir in den Sinn kommt, ist ein kürzlich durchgeführtes Produkt-Upgrade, das ursprünglich auf unserer Produkt-Roadmap für dieses Jahr stand. Es gab einen Business Case dafür und einige starke interne Befürworter. Wir hatten einen detaillierten Plan und einen Projektleiter benannt. Als ich mir jedoch die operativen Geschäftsziele und Einschränkungen ansah, einschließlich der Verfügbarkeit unserer eigenen Berater, um ein aktualisiertes Produkt einzuführen und auf den Markt zu bringen, entschied ich, dass dieses Projekt in diesem Jahr nicht der beste Einsatz unserer Zeit und unseres Geldes war. Die operativen Ziele waren wichtiger als die strategischen, d. h., bei Anwendung des Kepner-Tregoe Entscheidungsfindungsprozess sie wurden höher gewichtet. Wir haben das Projekt "geparkt" und stattdessen mit einem anderen Projekt fortgefahren, das unsere Dienstleistungen weiter modularisiert. Dies würde unseren Kunden mehr Optionen bieten, aber weniger interne Entwicklung erfordern.

Eine wichtige Aufgabe eines Business Sponsors ist es, "alle" Ziele in Einklang zu bringen und die damit verbundenen Projekte zu koordinieren oder, falls erforderlich, bestimmte Initiativen zu stoppen oder zu unterbrechen. Ein Projekt zu beenden oder zu pausieren ist wahrscheinlich eine der schwierigsten Aufgaben für jeden Entscheidungsträger, da es bedeutet, Nein zu etwas zu sagen, das man selbst oder jemand anderes für eine großartige Idee hält.

Letzten Endes haben wir jedoch alle nur begrenzte Ressourcen. Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektsponsors ist es, diese Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass sie für den größtmöglichen Geschäfts- und Kundennutzen eingesetzt werden.

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