プロジェクト・スポンサーシップ、忘れられたスキル

プロジェクトは、日々の業務よりもやや複雑な「何か」を成し遂げるための重要な手段であることは、誰もが知っている。プレゼンテーションのような小さなプロジェクトから、新しいソフトウェアの導入やビジネスプロセスの再設計のような複雑なプロジェクトまで、さまざまなプロジェクトがある。後者のプロジェクトは、戦略的な性格が強く、ビジネス・スポンサーやプロジェクト・スポンサーが付いていることが多いようです。もしそうでない場合は、これらのプロジェクトがどこから来て、誰が許可したのか、自問自答してみるのもよいでしょう。

プロジェクト・スポンサーシップは、多くの場合、エグゼクティブ・レベルの誰かによって「想定された」役割であるが、多くの組織では、それが十分に理解されず、正式なものでもない。プロジェクト・スポンサーは、プロジェクト・マネジャーが単独では達成できないような重要な役割を担っている。つまり、スポンサーは、ビジネス戦略とプロジェクトスコープを結びつける役割を果たすのである。 また、プロジェクトが期待されるビジネス価値を提供するように設計され、定義された目標を達成するためのリソースを有していることを説明する責任があります。

また、戦略的イニシアティブが経営陣の目に留まるようにし、事業部門から必要な支持を得るなど、事業の応援団長としての責任も担っています。これには、優れたコミュニケーション能力と政治的スキルが必要です。これらのスキルは、プロジェクトマネジメントの総合的な開発プログラムの一環として開発することが可能であり、またそうする必要があります。

私は、グローバルマーケティングとプロダクトグループの責任者として、さまざまなイニシアチブの立ち上げとスポンサーを務める機会に恵まれています(注:立ち上げとスポンサーは必ずしも同じではありません)。グローバルでマトリックス化されたビジネスでは、戦略的なものと業務的なもの、グローバルなものと地域的なものなど、さまざまなビジネス目標が競合するのが普通です。

その一例として思い浮かぶのは、もともと今年のロードマップにあった製品のアップグレードです。このアップグレードにはビジネスケースがあり、社内の強力な支援者がいました。ハイレベルな計画もあり、プロジェクトマネージャーも指名されていました。しかし、アップグレードされた製品を採用し、市場に投入するために、自社のコンサルタントを利用できることなど、業務上のビジネス目標や制約を検討した結果、今年度はこのプロジェクトに時間と資金を使うのは得策ではないと判断したのです。つまり、ケプナー・トリゴーを使って、戦略的な目標よりも業務的な目標の方が勝っていたのです。 いしけっていかてい より高いウェイトを占めていたのです。そこで、このプロジェクトを中止し、サービスのモジュール化をさらに進めた別のプロジェクトを立ち上げました。これなら、クライアントの選択肢も増えるし、社内での開発も少なくて済みます。

ビジネス・スポンサーの重要な仕事は、「すべての」目標を調整し、関連するプロジェクトを整合させ、必要であれば、特定のイニシアチブを停止または一時停止させることである。プロジェクトの中止や一時停止は、意思決定者にとって最も難しい仕事の一つでしょう。なぜなら、自分や他の誰かが素晴らしいアイデアだと信じていることに、「ノー」と言うことを意味するからです。

しかし、結局のところ、私たちは皆、限られたリソースしか持っていないのです。プロジェクト・スポンサーの重要な仕事の一つは、これらのリソースを保護し、ビジネスや顧客にとって最大の潜在的価値を発揮できるよう活用することです。

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