Réunions de projet : Du temps bien dépensé ?

Pendant des années, les gens ont classé le "temps passé en réunion" comme leur principale plainte sur le lieu de travail. Trop souvent, les réunions n'ont pas de but précis, les mauvaises personnes y participent et les mêmes résultats auraient pu être obtenus sans réunion. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion qui saute d'un sujet à l'autre, qui semble durer une éternité et qui se dissout au lieu de se terminer, sans que les prochaines étapes soient claires ?

Les bonnes réunions de projet - qu'elles soient en personne, par téléphone ou en ligne - doivent respecter le temps des participants en étant pertinentes, bien planifiées et soigneusement exécutées. Les coûts d'une réunion - en face à face ou virtuelle - peuvent être supérieurs à la valeur du temps perdu et des opportunités de participation. Sans même prendre en compte le temps consacré à la planification, à la conduite et au suivi.

Avant de programmer une réunion de projet, posez ces quatre questions :

1. Quelles sont vos préoccupations concernant la conduite de la réunion ? Les réponses peuvent vous aider à élaborer un ordre du jour et à déterminer qui doit assister et diriger la réunion. En examinant les préoccupations dès le départ, vous pouvez résoudre les problèmes qui menaceraient le succès de la réunion.

2. Quelles sont les préoccupations qui doivent être abordées lors de la réunion ? Les réponses révèlent les problèmes à résoudre ou à évaluer lors de la réunion. Enregistrez les préoccupations pour suivre leur résolution. Par exemple, une réunion peut être organisée au sujet d'un lot de travail particulier ou aborder une préoccupation qui menace l'ensemble du projet.

3. Compte tenu de vos préoccupations, qu'espérez-vous accomplir au cours de la réunion ? Les réponses révèlent l'objectif principal de la réunion - le spécifiqueLe but principal que vous souhaitez atteindre lors d'une réunion, ainsi que les objectifs secondaires. Cela permettra de cibler la réunion et de déterminer la meilleure façon de la mener.

4. Compte tenu de ce que vous espérez accomplir, qui devrait participer ? Bien que la participation soit essentielle pour obtenir l'engagement des participants à votre projet, il existe des moyens d'impliquer certains participants au projet sans qu'ils soient présents. Copiez-les sur le compte rendu de la réunion, demandez-leur de participer à une partie de la réunion, faites-leur un compte rendu personnel après la réunion, etc.

En posant ces questions et en y répondant, vous pouvez créer un ordre du jour de réunion qui aidera les participants à se préparer à l'avance et à rester sur la bonne voie pendant la réunion. Nos clients attribuent souvent l'amélioration du travail sur les projets à de meilleures réunions de projet. Lorsque les participants réalisent que les réunions seront productives, pertinentes et ne s'éterniseront pas, ils ont hâte d'y assister et en tirent profit.

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