知的財産の管理
ある消費財メーカーが最も改善を必要としていたプロセスは、製造やマーケティングなどの一般的なビジネス機能ではなく、知的財産（IP）の調達と維持でした。これは、企業の商標、商号、著作権などに象徴される知的資本の管理です。
このプロセスの欠陥は、同社の事業戦略の見直しの際に指摘されました。
既存のIP管理プロセスをめぐる主な問題点は以下の通りでした。
- このプロセスは旧式で、書類の作成にはかなりの手作業が必要でした。
- 上級管理職がIP関連書類のレビューや承認に過剰な時間を費やしていました。
- プロセスの主担当者や役割が規定された文書が存在していませんでした。
- 既存の知的財産の保守や新規の知的財産の調達が完了するまでのサイクルタイムが不明で、「長すぎる 」と感じていました。
- 知的財産の代替案を選択するための明確な意思決定基準が存在しませんでした。
- 知的財産権の戦略的重要性や管理不行き届きのリスクが明確にされていませんでした。
- BPIプロジェクトは次のように定義されました。測定可能なビジネス成果をもたらす、知的財産の調達と維持を改善するためのプロセスを設計し導入すること。
BPIチームは、経営陣の意思決定者、対象分野の専門家、そしてBPIとファシリテーションの専門知識を提供するケプナー・トリゴーのコンサルタントで構成されました。チームのメンバーには、マーケティング担当副社長、管理担当副社長（知財担当マネージャーを兼任）、取締役、社内弁護士、知財訴訟を担当する社外弁護士、知財管理のベストプラクティスを提供するケプナー・トリゴーの弁護士など、複数の専門家が含まれていました。
このプロジェクトでは、状況把握、決定分析、潜在的問題分析、プロジェクト・マネジメント等の複数のプロセスが使用されました。BPI チームは、作業が現在どのように行われているかを理解し、様々な代替プロセス設計からどのように実行すべきかを選択することに注力しました。改善されたプロセスには評価基準が組み込まれ、特定の評価基準に基づいた継続的な改善が可能となりました。
この新プロセスにより、IPの処理コストを38%削減し、重要な資産に対するリスクを低減することができました。
これは、知的財産権の法的処理の一部を社内の法務担当者に移行し、既存の特許や商標を更新する際の評価基準をより厳しく設定し、価値のない特許や商標の更新を廃止することで達成されました。BPIのその他の初期成果は以下の通りです。
- シニア・エグゼクティブによるIP関連書類のレビューの75%削減
- 管理部門の副社長によるIP管理を89%削減
- WebベースのシステムによるIP管理コミュニケーションの改善と自動化
- 今後の改善のためにIP管理指標の確立
新しいプロセスが完全に導入されると、年間の経常的な管理コストが数十万ドル削減されました。さらに重要なことは、知的財産は企業の競争力、すなわちブランドや商標に結びついているため、改善されたプロセスは企業の最も重要な資産を守ることになったということです。
ビジネス・プロセス改善（BPI）の前提は、組織や個人が行う仕事はすべてプロセスの枠組みの中で行われるということです。仕事の進め方を改善するには、ビジネス・プロセスを改善する必要があります。