日常的KT:在你召开下一次会议之前要采取的三个行动

你有多少次参加过这样的会议,讨论过,考虑过决定,但却没有什么真正的成就?我们的全球经济会使会议跨越时区,而矩阵式组织会要求不同职能部门的参与,这就增加了一层不便和压力。

所有的会议,无论是面对面的、电话的还是在线的,都会从其他职责中窃取时间,因此,从花费的时间中获得最大的收益是至关重要的。

为了让会议发挥作用,许多组织使用Kepner-Tregoe形势评估(SA)的概念作为组织工具。这个经典的KT过程被用来将情况分解成可操作的和有优先权的部分。 当应用于计划会议时,SA将活动集中起来,以便分享信息并采取或分配行动。

我们的客户使用SA来计划会议,以极大地提高会议效率,同时削减所花费的时间。

在安排下一次会议之前,使用这些简单的、久经考验的SA流程步骤。

1. 识别关注的问题

这项活动为你的议程提供了素材,也为你费尽心思的聚会提供了理由。 为了确定关注的问题并形成你的议程,可以问这样的问题。

  • 需要做出什么决定?
  • 应该实施哪些计划?
  • 预计会有哪些变化?
  • 存在哪些机会?
  • 出现了哪些偏差?
  • 是什么困扰着我们......?

2.分开并澄清关切

现在是具体的时候了,集中你的议程,以便每个人都能理解每个问题。看一看你所列出的关注点,然后问。

  • 我们所说的......是什么意思?
  • 究竟什么是......?
  • 还有什么是我们关心的......?
  • 我们有什么证据证明......?

这些问题集中了关注点,因此它们将被理解和可操作。在这一点上,你可以看到这个问题是否需要做出决定,解决一个问题,考虑一个风险,等等。分离和澄清使会议活动和任何工作的进展都有重点。

一旦你确定、分离并澄清了你的关切,就应重新考虑会议的必要性以及谁来参加会议。 你能用另一种方式解决你的关切吗?谁需要和不需要参加?

3.设置优先权

一旦你确定并澄清了所关注的问题,现在是对它们进行优先排序的时候了。由于每个人的工作都已经到了极限,而且同时要处理太多的事情,因此确定议程上最重要的事情是很重要的。这些是关键的几件事情,不能有任何闪失。在你确定优先次序时,让这样的问题引导你。

  • 如果不解决,严重性将如何和何时改变?
  • 你有什么证据?
  • 哪种担心会更快恶化?
  • 最后期限是什么...我们什么时候开始?
  • 什么时候决议会变得困难、昂贵、不可能,或者根本没有意义?
  • 哪种担忧以后最难解决?

为了使会议更有效率,要集中精力解决高度优先的问题。 考虑那些优先级较低的问题是否可以在会议之外进行处理。 有些问题的优先级可能很低,现在不需要关注,或者根本不需要关注。 只关注关键问题将有助于保持团队的正常运转,避免分散注意力,浪费时间。

有了这些明确的和优先考虑的问题,你就有了一个专注于重要问题的议程,你可以更好地确定谁应该参加你的会议。最优先的问题将是你的主要会议目标。通过估计你需要花在每个项目上的时间来完善你的议程,并考虑是否有任何理由以非优先级的顺序来处理这些问题。 在这个时候,你也可以确定是否应该要求任何前期工作、材料或会前指示。

采取这三个情况评估步骤---识别关注的问题,分离和澄清关注的问题,确定优先事项-这是对时间和思考的一个小的前期投资,可以产生很大的效果。 客户报告说,他们不仅在会议中取得了更大的成就,而且还发现人们更愿意参加一个精心策划、目的明确的会议,并分担解决关切的责任。

博客图片1
会议、会议、会议
博客图片1
消除商务会议期间的演讲?
博客图片1
项目会议。时间花得值吗?
博客图片1
简化你的决策会议,不再浪费宝贵的时间

我们是以下方面的专家:

联系我们

如需咨询、了解详情,或提出建议!