Everyday KT: 次のミーティングを実行する前に取るべき3つのアクション

あなたはこれまで何回、会議に出席し、議論し、決定を下したにもかかわらず、実際には何も達成されなかったことがありますか?さらに、グローバル経済が進むにつれ、会議は時差を越えて行われるようになり、マトリックス型組織では部門を超えた多様な参加者が求められるようになりました。

対面、電話、オンラインにかかわらず、すべての会議は他の責任から時間を奪うものであり、費やした時間を最大限に活用することが重要である。

会議を大切にするために、多くの組織では、ケプナー・トリゴーの状況評価(SA)の概念を組織化ツールとして使用しています。この古典的なKTプロセスは、状況を実行可能で優先順位の高い要素に分解するために使用されます。 SAを計画会議に適用すると、情報を共有し、行動を起こすことができるように、活動を集中させることができます。

当社のお客様は、SAを使用して会議を計画することで、時間を削減しながら会議の効果を劇的に向上させています。

次のミーティングを予約する前に、シンプルで試行錯誤のあるSAプロセスのステップを使用してください。

1. 懸念事項の特定

この活動は、アジェンダの肉付けと、わざわざ集まろうとする理由を提供します。 懸念事項を特定し、議題を形成するために、次のような質問をします。

  • どのような決断が必要なのか?
  • どのような計画を実行すべきか?
  • どのような変化が予想されますか?
  • どのような機会があるのでしょうか?
  • どのような乖離が発生しているのか?
  • 何が気になるのか...?

2.懸念事項の分離・明確化

今こそ、具体的に、誰もがそれぞれの問題を理解できるように、議題を絞る時です。リストアップした懸念事項を見て、尋ねてみてください。

  • どういうことかというと...。
  • 具体的には...?
  • 他に気になることは...?
  • どんな証拠があるのでしょう...?

これらの質問は、懸念を理解し、行動に移せるように焦点を絞るものです。この時点で、その懸念が、意思決定、問題解決、リスク検討などを必要とするものかどうかを確認することができます。分離と明確化により、会議での活動や今後の作業に焦点を当てることができます。

懸念事項を特定し、分離し、明確にしたら、会議の必要性と会議に参加する人を再考してください。 別の方法で懸念に対処できないか?誰が出席し、誰が出席する必要がないのか?

3.優先順位を設定する

懸念事項を特定し、明確にしたら、次はその優先順位を決める番です。誰もが限界に達しており、一度に多くのことをこなさなければならない状況下で、何が最も重要な課題なのかを明確にすることが重要です。これは、どうしても外せない重要な事柄です。このような質問を参考に、優先順位を決めてください。

  • 未解決のまま放置すると、いつどのように深刻度が変化するのか。
  • どんな証拠があるんだ?
  • どちらの懸念がより早く悪化しているのでしょうか?
  • 期限は...いつからですか?
  • 解決が難しくなったり、費用がかかったり、不可能になったり、あるいは単に無意味になったりするのはいつだろう?
  • どの懸念が、後々最も解決困難なものになるのか?

会議を効率的に行うには、優先順位の高い問題に集中する。 優先順位が低いものは、会議の外で対処できないか検討する。 中には、優先順位が低すぎて、今すぐ、あるいはまったく注意を払う必要がないものもあるかもしれません。 重要な問題だけに集中することで、チームは軌道に乗り、時間を浪費する雑念を避けることができます。

これらの明確化され、優先順位付けされた懸念事項が手元にあれば、重要な問題に焦点を当てた議題ができ、会議に参加すべき人をより明確にすることができるのです。最優先の懸念事項が、ミーティングの主要な目的となります。各項目に費やす時間を見積もり、優先順位が低い項目から順に作業を進める理由がないかどうかを検討し、議題を絞り込みます。 この時点で、事前作業、資料、会議前の指示を求めるべきかどうかを判断することもできます。

この3つのステップを踏んで、「状況判断」を行います。懸念事項の特定、懸念事項の分離・明確化、優先順位の設定-は、時間と考察のための小さな先行投資でありながら、大きな結果をもたらすことができます。 クライアントからは、会議でより多くの成果を上げることができただけでなく、よく計画され、目的を持った会議に参加し、懸念事項を解決するための責任を共有することに、人々がより積極的になることがわかったと報告されています。

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