Entropie bestrijden bij het beklimmen van de projectmanagementberg

Sinds Clausius de term meer dan 150 jaar geleden uitvond, worstelen natuurkundigen met het concept entropie. Simpel gezegd betekent entropie dat natuurlijke krachten dingen na verloop van tijd afbreken in plaats van ze te helpen evolueren naar een duurzamere toestand. Denk bijvoorbeeld aan wat er zou gebeuren met een Ford pick-up die 30 jaar op je oprit staat. De verf zou gaan bobbelen, er zou roest ontstaan, de motor zou vastlopen en de truck zou niet langer in staat zijn om zijn oorspronkelijke doel te vervullen. Niemand van ons zou verwachten dat dat voertuig op magische wijze zou evolueren tot het nieuwste model F150 met een groter laadvermogen en een beter brandstofverbruik.

Helaas geldt de wet van entropie in vrijwel elk aspect van het leven, ook in de manier waarop we projecten opzetten, plannen en beheren. Lange cyclustijden hebben een toenemend aantal externe invloeden die bijdragen tot de deconstructie en het ontsporen van onze beste plannen. Dit geldt vooral in de O&O-wereld, waar wij dingen proberen te doen die nog nooit eerder zijn gedaan. O&O-projecten kunnen van nature een vaag pad naar voltooiing hebben, en de kans op mislukking is niet alleen mogelijk, maar waarschijnlijk. Geconfronteerd met de druk om te innoveren en nieuwe markten te ontwikkelen, neigen wij ertoe het bestaan van entropie te negeren en ons te concentreren op resultaten in plaats van op vooruitgang. Dit kan leiden tot moeilijke discussies met het leiderschap, ontrechting van belangrijke stakeholders, en een project dat nooit zal eindigen zonder significante interventie.

Dus hoe bestrijden we entropie en zorgen we voor succes in al onze projecten, inclusief langetermijnprojecten waarbij we de verre kant van de berg niet kunnen zien? Hier zijn tips die u kunnen helpen meer controle te krijgen over de resultaten en efficiënter de lange en ingewikkelde weg naar boven op een projectmanagementberg te beklimmen.

1. Begrijp je uitgangspunt. Als kind droomde ik ervan om Major League Baseball te spelen. Vanaf de eerste keer dat ik een knuppel oppakte, veranderde mijn achtertuin in het Three Rivers Stadium en werd ik een jonge Barry Bonds die de bal naar de hekken sloeg. Vandaag zit ik in een lounge op het vliegveld te schrijven over de uitdagingen van projectmanagement - een wilde afwijking van mijn droom. Feit is dat ik Barry Bonds niet ben, mijn tuin was niet het Three Rivers Stadium en mijn knuppel was van plastic. Er moest heel wat gebeuren om mijn droom te bereiken. Misschien had ik me moeten concentreren op het correct vasthouden van de knuppel voordat ik de World Series won. Hetzelfde geldt voor projecten. Inzicht in uw startpunt en de volgende realistische mijlpaal is van cruciaal belang voor het succes op langere termijn.

2. Entropie heeft twee belangrijke bijdragers: tijd en externe invloeden. Projecten, vooral in de O&O-wereld, kunnen meer dan drie jaar duren. In de afgelopen drie jaar heb ik voor vijf verschillende mensen gewerkt, naar vier landen gereisd, drie nieuwe nichtjes gekregen, en in twee huizen gewoond. (Ik heb het gevoel dat de woorden "en een patrijs in een perenboom" hierna zouden moeten komen.) Voor bedrijven bestaan die drie jaar uit 12 kwartalen van winstgesprekken en verwachtingen van analisten waarop het bedrijf moet reageren. De tijd brengt een spervuur van externe krachten met zich mee die op ons inwerken en onze wereld complexer maken. Hoewel het belangrijk is om de hoofdprijs en het eindspel in het oog te houden, kan het opsplitsen van projecten in kleinere deelprojecten ons naar een nieuw plateau brengen en een gezichtspunt dat drie belangrijke voordelen biedt. Ten eerste stelt dit ons in staat om systematisch werk te plannen en uit te voeren in onze onmiddellijke gezichtsveld. Vervolgens beperken kleinere deelprojecten met een kortere looptijd het aantal externe invloeden dat op het werk kan inwerken. Tenslotte kan deze aanpak ons helpen om beter te prioriteren wat er nu moet gebeuren. Een klant vroeg me deze week: "Hoe stel ik prioriteiten bij het werken aan een ontwikkelingsproject met een einddatum over drie jaar?" Na een paar vragen te hebben gesteld, was het antwoord eenvoudig: geef prioriteit aan de mijlpalen en deliverables die nu moeten worden bereikt om op schema te liggen voor een tijdlijn die over drie jaar afloopt, of in projectmanagementjargon, prioriteren van items op het kritieke pad.

3. Bij het werken met cliënten verbaas ik me er vaak over hoeveel "knowns" aan het toeval worden overgelaten. Onlangs hielp ik een team bij het opstellen van projectplannen voor de ontwikkeling van een nieuw chemisch polymeer. Toen we bezig waren met het ontwikkelen van de tijdlijn van het project, ging het team ervan uit dat het 90 dagen zou duren om de testcyclus te voltooien, omdat er één chemicus voor 90 dagen nodig was. Ik daagde hun veronderstelling uit door te vragen: "Weet u zeker dat de testafdeling de capaciteit heeft om de komende 90 dagen faciliteiten en een voltijdse medewerker aan uw project te wijden?" Het team belde om dit te verifiëren en vernam dat er al drie projecten in het lab waren en dat het nog minstens zes maanden zou duren voor het project voltooid zou zijn, het dubbele van de oorspronkelijke raming.

Het stellen van vragen over silo's heen en het ter discussie stellen van aannames die mogelijk niet door gegevens worden ondersteund, zal leiden tot betere projectresultaten door het zichtbaar maken van wegversperringen. Als we deze wegversperringen niet kunnen beheersen, kunnen we in ieder geval het ontsporingsgebied identificeren en de eventuele gevolgen beheersen. Het hebben van harde informatie zal ook gesprekken met leiders en belanghebbenden vergemakkelijken wanneer de verwachtingen moeten veranderen.

Deze potentiële wegversperringen zijn de reden waarom wij voorafgaand aan de projectuitvoering de vraag stellen: "Wat kan er misgaan?". Deze eenvoudige vraag stelt ons in staat om potentiële uitdagingen aan de orde te stellen en vervolgens gegevens en informatie te gebruiken om de dreiging te beoordelen en de risico's te minimaliseren. Ik maakte deel uit van een team belast met het doen van een postmortem review van een ERP-implementatie die vreselijk mis ging. De omschakeling afgesloten van het bedrijf verzendkosten functie voor weken na go-live en gemaakt problemen voor vele maanden. Omdat ik nieuw was in de ERP-wereld, besloot ik om Google ³"top ERP-implementatie mislukkingen³" om mezelf een referentiepunt te geven. Als mijn geheugen mij niet in de steek laat, de uitvoering die we beoordeeld check off elk een van de top 10 items op de lijst. Door te plannen voor ³"bekende³" risico's, kon deze ERP-implementatie hebben gehad een veel gunstiger uitkomst.

Als de noodzaak de moeder van de uitvinding is, dan is ambiguïteit haar ornante oom. Waar onduidelijkheid bestaat in projecten, vullen we die leegte op met veronderstellingen over tijd, kosten, prestaties, middelen, verwachtingen, en doel. Toen Ferdinand De Lesseps de route van het Panamakanaal onderzocht voordat hij met de aanleg begon, ging hij ervan uit dat de weersomstandigheden in de regio stabiel waren. Hij was zich er niet van bewust dat het verraderlijke regenseizoen het waterpeil tot 35 voet zou doen stijgen. Een rampzalige veronderstelling! De poging van Frankrijk om het kanaal te bouwen mislukte, 22.000 mensen stierven en investeerders verloren 1.022.287 miljoen. Het vroegtijdig zichtbaar maken van zijn veronderstelling heeft het project misschien niet gestopt, maar het had wel vroegtijdig inzicht kunnen geven in dreigend gevaar toen de regen begon te vallen. Het vroegtijdig benoemen van aannames helpt projectmanagers, leiders en belanghebbenden bij het vinden van een gemeenschappelijke basis voor projectverwachtingen en voortgang buiten de traditionele tijd, kosten, prestatiemaatstaven. Als u de projectmanagementberg aan het navigeren bent, zijn veel aannames gebaseerd op waar u vandaag bent. Naarmate je verder komt in een project, is het aanpassen van aannames die ongeldig zijn gebleken en het toevoegen van nieuwe aannames op basis van wat je hebt geleerd, de sleutel tot effectieve projectcommunicatie en risicomanagement.

4. Onderhoud is nodig. Zelfs als we ons best hebben gedaan om een project te definiëren en te plannen, zullen de dingen tijdens de uitvoering vaak niet gaan zoals gepland. Waarom...omdat beweging een van de externe krachten is die mogelijkheden creëert voor entropie om de overhand te nemen. Denk maar eens terug aan onze Ford pick-up truck op de oprit. Deze keer laten we hem niet staan, maar beginnen we ermee te rijden op de dag dat we hem thuisbrengen van de parking. We hebben de modellen onderzocht, de voorzieningen gekozen en het geld geïnvesteerd. Wat gebeurt er als we het routine-onderhoud niet doen, hem niet wassen en de bandenspanning niet controleren? Hij heeft dezelfde problemen als de auto die op de oprit stond. Projecten hebben routinecontroles nodig over zaken als prestaties volgens plan, komende taken die aanpassingen in timing of middelen kunnen vereisen, en een groot aantal andere zaken die komen kijken bij het rijden door de implementatie. Dagelijkse standup-meetings, formele reviews, en regelmatig kritische vragen stellen over projectprestaties zijn allemaal noodzakelijk om implementatie-entropie te bestrijden.

Er is ook het speciale onderhoud dat nodig kan zijn wanneer we een "gat" in de implementatie vinden, zoals een verandering in de verwachtingen en de reikwijdte van de klant, een verandering in de economische omstandigheden die ons budget beïnvloedt, of een andere risicofactor die de kop opsteekt. Deze problemen kunnen ons ertoe nopen te heroverwegen waar we ons bevinden op de berg en onze koers aan te passen om te voldoen aan nieuwe verwachtingen en doelstellingen.

Hoe langer en complexer een project, hoe groter het risico op entropie, vooral als je het verre terrein nog nooit hebt gezien. Begrijpen waar je aan begint, kleinere doelen stellen, plannen voor de gekende zaken, je aannames vastleggen, en projectonderhoud uitvoeren zal helpen de externe invloeden die zich in de loop van de tijd aandienen te elimineren. U zult de effecten van entropie binnen uw plan beheren - in plaats van u door entropie te laten beheren.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Een project crashen zonder schade
Blog afbeelding 1
James Bond en de hoge inzet wereld van project management

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!