"Il est difficile de faire des prédictions, surtout en ce qui concerne l'avenir". (Variablement attribué à Mark Twain, Yogi Berra, Niels Bohr, Samuel Goldwyn, etc.)
Imaginez que vous vous lancez dans une aventure, peut-être le lancement d'un produit, l'installation d'une pièce d'équipement, le début d'une production ou des vacances. Malgré la vérité inhérente à cette citation, pour prendre des mesures proactives afin de maintenir le cap de l'aventure, il faut faire des prévisions sur ce qui pourrait mal tourner. Que nous utilisions l'analyse des problèmes potentiels, l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets, l'analyse de l'arbre de défaillance, les diagrammes de cause et d'effet (Ishikawa) ou l'un de leurs dérivés, nous pouvons améliorer nos prévisions et le choix de nos actions en : 1) en tenant compte de ce que nous savons, 2) en abordant les petites tranches, et 3) en nous concentrant sur les clients. Le modèle SIPOC (fournisseur, intrants, processus, extrants et clients) fournit un cadre pour rendre ces informations visibles et faciliter l'analyse.
Considérez ce que vous savez
Bien que "Les performances passées ne garantissent pas les résultats futurs", le passé est tout ce que nous pouvons savoir. Plus les faits avec lesquels nous commençons sont pertinents, meilleures sont nos prédictions et nos choix d'actions. Ainsi, lors de la gestion des risques, nous devrions commencer par documenter : 1) le résultat souhaité, 2) les clients, 3) le processus ou le projet, 4) les intrants et 5) les fournisseurs. Un SIPOC pour prendre des vacances en Caroline du Nord (en partant du New Jersey) pourrait ressembler à ceci.
Nous gérons le risque en prenant des mesures préventives pour augmenter la probabilité que les résultats de nos processus ou de nos projets satisfassent nos clients, en planifiant des mesures d'urgence pour réduire la gravité lorsque ce n'est pas le cas, et en définissant des déclencheurs pour accroître la détectabilité des problèmes potentiels. Plus nous commençons par des faits pertinents, plus notre choix d'actions sera approprié.
Adresser les petites tranches
Lorsque nos projets ou processus impliquent de nombreux fournisseurs, intrants, étapes de processus ou de projet, extrants et clients, il y aura de nombreux risques et faits pertinents à prendre en compte. Lorsque c'est le cas, essayer d'évaluer et de gérer toutes les variables en une seule analyse ajoute une complexité inutile et peut conduire à des réponses inefficaces ou inefficientes. Il est certain que toutes les variables et tous les risques sont finalement liés, mais tous ne requièrent pas nécessairement une attention particulière, et ceux qui le font peuvent nécessiter des réponses différentes. Donc, une fois que nous avons compris la situation dans son ensemble, l'étape suivante consiste à entrer dans les détails du projet ou du processus et à continuer à le décomposer en actions ou étapes spécifiques. Prendre des vacances en Caroline du Nord pourrait être décomposé comme suit :
En prenant le temps, dès le départ, de comprendre les actions ou les étapes spécifiques du processus ou du projet et les relations qui existent entre elles, il sera plus facile de hiérarchiser celles qui nécessitent notre attention. Grâce à ces connaissances, nous pouvons ensuite identifier les variables à traiter et choisir celles qui nécessitent des actions préventives, des actions contingentes et des déclencheurs à mettre en place.
Se concentrer sur les clients
En dernière analyse, la gestion des risques n'est réussie que si nous satisfaisons en fin de compte nos clients, qui peuvent être nous-mêmes ou d'autres personnes. En matière de gestion des risques, il est dans la nature humaine de s'efforcer d'empêcher nos fournisseurs, nos intrants et nos processus de causer des problèmes. Mais parfois, nos meilleurs efforts sont insuffisants et nous devons alors planifier des actions contingentes pour atténuer les risques et définir des déclencheurs pour augmenter la détectabilité si nos résultats ne satisfont pas nos clients. Le plan de risque pour le trajet vers la Caroline du Nord comprend à la fois des actions préventives pour augmenter la probabilité de succès et des actions contingentes pour atténuer les problèmes potentiels et leurs effets, ainsi que des déclencheurs qui nous indiquent quand nous devons les prendre.
Bien qu'il soit dans la nature humaine de s'attacher à prendre des mesures pour empêcher nos fournisseurs, nos intrants et nos processus de causer des problèmes potentiels, nous devons accepter l'inévitabilité que, parfois, nos résultats ne satisfassent pas nos clients. Lorsque cela se produit, nous devons être en mesure de le détecter rapidement et de réagir par des actions visant à compenser les dommages causés et à minimiser leur propagation.
L'objectif de la gestion des risques est de prendre des mesures préventives pour réduire la probabilité que nos résultats ne satisfassent pas nos clients, de planifier des actions contingentes pour réduire la gravité en cas d'échec et de définir des déclencheurs pour augmenter la détectabilité. Pour choisir les actions les plus appropriées, nous devons 1) tenir compte de ce que nous savons, 2) traiter les petites tranches et 3) nous concentrer sur les clients. L'utilisation du modèle SIPOC pour rendre ces informations visibles est un moyen de garantir un examen approfondi et une analyse efficace de toutes les variables.
