Résolution proactive des problèmes et création de non-événements

La résolution proactive des problèmes consiste à identifier les problèmes et à les résoudre avant que l'entreprise n'en ressente les effets. Quel est l'impact d'un événement qui ne se produit jamais ? Il n'y en a pas. Si tous les problèmes ne peuvent être entièrement évités, il existe souvent des signes avant-coureurs qui indiquent qu'un problème est en train de se développer. Ces "signaux de fumée" n'ont de valeur que si vous savez ce qu'il faut rechercher et si vous pouvez prendre des mesures préventives pour éviter une tempête de feu.

La gestion des problèmes est un processus et la clé de la résolution proactive des problèmes est de comprendre chaque étape du processus - ce que les signaux vous disent et ce que vous devez faire avec l'information.

Surveillance et instrumentation

La première étape du cycle de vie de la gestion des problèmes consiste à rester à l'affût des signes de problèmes. Pour cela, il faut disposer des bons moniteurs, capteurs et collecteurs afin de générer des données sur les performances des activités et des processus. Vous devez surveiller à la fois les composants individuels et les flux de travail entiers pour vous assurer de ne rien manquer. Les moniteurs peuvent vous aider à identifier des éléments tels que la vitesse, la précision, le gaspillage et les caractéristiques de l'environnement opérationnel qui décrivent votre processus. Ils peuvent également mesurer des éléments tels que le volume, la vitesse et la qualité des résultats de votre production et de vos processus d'entreprise.

La résolution proactive des problèmes commence par la génération du bon ensemble de données sur vos processus et systèmes afin de vous donner un maximum d'alerte précoce. De nombreuses organisations se tournent vers de nouvelles technologies telles que les dispositifs IoT, les capteurs intégrés dans les systèmes de fabrication et les capacités de télémétrie standardisées dans leurs systèmes informatiques pour offrir des informations supplémentaires en temps réel sur leurs opérations.

Transformer les données de surveillance en alertes

C'est très bien d'avoir des moniteurs et des instruments qui collectent des données, mais pour identifier les problèmes, vous devez filtrer et organiser les données du signal pour vous aider à distinguer ce qui est "normal" des données qui signalent un problème. C'est là qu'interviennent les méthodes de contrôle des processus et de résolution des problèmes. Ces méthodes peuvent vous aider à identifier quand quelque chose est en dehors de la plage de tolérance prévue, à analyser les incidents et les pannes potentiels avant qu'ils ne se transforment en situations de crise et à identifier les modèles qui indiquent que quelque chose dans votre processus pourrait nécessiter une évaluation plus approfondie.

Diagnostic

Plus vite vous pouvez séparer les incidents des événements, plus vite vous pouvez établir un diagnostic et prendre des mesures pour les résoudre réellement. Le diagnostic efficace des problèmes dépend finalement des personnes et de leur capacité à identifier les "écarts" par rapport à la variation naturelle des performances. Cette étape initiale d'évaluation de la situation est souvent négligée, mais elle est essentielle si l'on veut prendre des mesures significatives.

Il existe 4 éléments clés que vos employés mettront à profit pour diagnostiquer les problèmes :

  1. Outils
  2. Connaissances
  3. Compétences
  4. Données

Parmi ces composantes, les connaissances et les compétences sont généralement celles qui sont sous votre contrôle immédiat. La réussite de la résolution proactive des problèmes repose sur la capacité de votre personnel, avant tout, à rassembler les données les plus pertinentes, à visualiser les relations de cause à effet ainsi que les "circonstances environnementales" et, à partir de là, à travailler sur les causes profondes sous-jacentes.

Prise de décision

Une fois que vous avez compris la cause d'un problème, il y a probablement différentes actions que vous pouvez entreprendre pour le résoudre. Chaque alternative aura probablement ses propres risques, coûts, avantages et implications pour votre organisation, il est donc essentiel de prendre des décisions éclairées. Voici quelques-uns des facteurs que vos décideurs doivent prendre en compte :

  • Coût/bénéfice de chaque alternative
  • Risque et confiance dans la solution proposée
  • Équilibrer l'efficacité à court et à long terme
  • Atténuation complète ou partielle de l'impact sur l'entreprise
  • Conséquences négatives de l'inaction

Dans les situations de résolution proactive de problèmes, les décideurs se retrouvent souvent à mettre en balance les impacts de l'évitement de l'événement problématique anticipé et l'impact de la perturbation des opérations pour éviter cet événement. Lorsque cela se produit, la gestion des risques est essentielle pour se préparer aux conséquences involontaires et à leur impact.

Action proactive

Ce qui fait de la résolution proactive des problèmes un outil si puissant pour les entreprises, c'est la possibilité de lancer des actions AVANT que l'entreprise ne se rende compte qu'un problème se produit (ou se reproduit dans une autre partie de l'entreprise). L'action proactive peut prendre de nombreuses formes, depuis la maintenance préventive, les mises au point et l'optimisation des opérations jusqu'aux changements de processus spécifiques résultant de l'analyse des problèmes. De bonnes pratiques d'hygiène, l'application de correctifs, la gestion des données et des contrôles de santé fréquents peuvent empêcher les problèmes de se produire en premier lieu. L'application de correctifs en temps opportun peut contribuer à atténuer l'impact des problèmes qui se sont déjà produits.

En prêtant attention aux signaux provenant de votre environnement, en les diagnostiquant rapidement et en prenant des décisions fondées sur des données, vous serez en mesure de mettre en œuvre des actions proactives pour transformer vos problèmes potentiels en non-événements.

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