Mise en place de la clôture avant de laisser les buffles paître.
Parfois, lorsque des personnes se réunissent pour résoudre un problème, elles peuvent ressembler à un troupeau de bisons sauvages, qui foncent dans toutes les directions, créant beaucoup de bruit et de confusion.
Il s'agit d'une situation très courante lorsqu'un problème majeur affecte la capacité de l'entreprise à atteindre ses objectifs ; les sentiments sont souvent vifs. Il est probable qu'il existe de multiples théories sur l'origine du problème, sa cause et la manière de le résoudre. Ces divers agendas peuvent détourner une réunion, la faire dévier de sa trajectoire, lui faire perdre du temps et peut-être même conduire les participants dans la mauvaise direction.
Afin d'éviter cela, j'aime organiser une réunion de préconcentration au cours de laquelle nous faisons venir les personnes clés dans la salle pour qu'elles s'assoient afin de spécifier et de délimiter le problème, ce qui nous donne des limites à l'intérieur desquelles travailler. Cette délimitation du problème peut vraiment contribuer à réduire le temps de résolution, car elle permet de concentrer la pièce lorsque la réunion principale commence.
J'entends déjà les soupirs lorsque nous parlons de ce sujet - je ne suis sûrement pas en train de suggérer une réunion pour planifier une réunion ! N'avons-nous pas assez de réunions à gérer ? Quand allons-nous nous mettre au travail pour résoudre le vrai problème ?
Une telle réunion de cadrage peut sembler contre-productive et prendre un temps précieux qui pourrait être utilisé pour faire du "vrai travail", mais un petit temps, utilisé efficacement, peut s'avérer payant :
- Qui a vraiment besoin d'être dans la pièce ?
- Qui sont les parties prenantes concernées ?
- Quelles sont les informations dont nous disposons ?
- Tous nos faits ont-ils été vérifiés ?
- Est-ce que tout le monde comprend réellement l'ampleur du problème sur lequel nous travaillons ?
Qui doit être dans la pièce ?
Lorsque vous vous attelez réellement à la recherche de vos causes techniques et profondes, qui doit être présent ? Probablement pas autant de personnes que vous le pensez. Si vous planifiez correctement la réunion, les seules personnes qui doivent être présentes sont celles qui sont en mesure de clarifier la situation. Il s'agit des personnes qui ont déjà participé aux tentatives de résolution, de celles qui connaissent vraiment le fonctionnement du service concerné et qui comprennent l'infrastructure sous-jacente.
Remplir la salle avec des personnes qui sont directement touchées par le problème, qui ont hâte qu'il soit résolu, ne vous aidera pas à atteindre votre objectif. Toutes les informations qu'elles sont en mesure de fournir devraient avoir été recueillies avant la réunion. Leurs perspectives seront historiques et immuables.
Plus il y a de personnes dans la salle, plus il y aura de bruit et plus il faudra de temps pour obtenir vos réponses. Limitez le nombre de personnes au minimum, tout en veillant à ce que les personnes susceptibles d'avoir les réponses soient présentes.
Qui sont les parties prenantes concernées ?
Il est important de comprendre qui est touché par le problème sur lequel vous travaillez. Même si ces personnes n'ont pas besoin d'être directement impliquées dans la résolution de votre problème, leurs exigences doivent être prises en compte, leurs opinions auront été recueillies et leurs frustrations seront comprises.
En sachant clairement qui sont vos décideurs, vos influenceurs et vos exécutants, vous serez sûr d'avoir contacté toutes les parties concernées et d'avoir toutes les informations nécessaires avant le début de votre réunion.
De quelles informations disposons-nous et tous nos faits ont-ils été vérifiés ?
Disposez-vous de toutes les informations nécessaires pour vous aider à trouver la cause ? Cette question peut sembler évidente, mais il vaut la peine d'y consacrer un peu de temps lors de votre réunion de cadrage. Disposez-vous de tous les faits essentiels et, plus important encore, êtes-vous totalement convaincu de leur exactitude ? Si vous avez le moindre doute sur la véracité de vos données, demandez à quelqu'un de revenir en arrière et de confirmer les faits essentiels. On perd trop souvent du temps à travailler sur des hypothèses inexactes qui sont acceptées comme des faits, et une bonne planification préalable évitera ce problème.
Est-ce que tout le monde est sur la même longueur d'onde ?
Il est surprenant de constater que, lors d'une réunion sur un problème, les participants ont souvent des idées complètement différentes sur le problème sur lequel ils travaillent. Il est essentiel de se concentrer correctement sur le problème - où et quoi exactement -. Encore une fois, je suis sûr que cela semble très évident, mais ce n'est pas forcément le cas. Les symptômes peuvent souvent se faire passer pour des problèmes si l'on ne procède pas à un examen minutieux de la situation. Il n'est que trop facile de constater que plusieurs personnes travaillent sur différents niveaux d'un même problème. Le temps que vous consacrez à cette réunion permettra à chacun de se concentrer sur le bon niveau.
Un objectif clair fait toute la différence
Je ne parle pas d'une réunion longue et complexe. Il doit s'agir d'une réunion courte et précise de personnes clés qui vous permettra de structurer correctement votre réunion à problèmes. Avec tous ces points en main, vous serez en mesure de vous concentrer clairement sur les vrais problèmes et d'aborder votre session complète avec confiance et clarté.
