你是否正在遭受沟通障碍的困扰?

本周我想起了齐柏林飞船的一首经典摇滚歌曲的歌词。

沟通中断   

总是这样的

我的精神崩溃了

把我逼疯了!

纵观我自己的职业生涯和我客户的职业道路,我相信成功和失败的最大驱动力在于个人和组织的有效沟通能力。有这么多类型的信息、通信媒体和解释信息的方式,有时有效的沟通可能真的很有挑战性。

这里有一个太常见的场景。  艾娃收到她的同事约翰发来的短信。他正在回顾他们的经理杰西卡今天召开的团队会议。 会议期间,杰西卡转述了区域经理何塞的电子邮件内容,其中概述了年度公司战略目标。 何塞的邮件是根据首席执行官海伦上周召开的网络会议而写的。海伦小心翼翼地提到,这些目标是一个月前在年终公司董事会会议上做出的决定的结果。

你认为约翰给艾娃的短信在多大程度上传达和解释了四个星期前举行的董事会会议的产出和意图?我怀疑约翰给艾娃的短信是否成功地传达了战略目标,尤其是他们与最初的事件相距甚远。

我当然没有搞清楚这一切,然而,我已经学到了一些可以改善沟通的职业提升项目。这里有八条准则可以通过更有效的沟通提高你和你的组织的成功机会。

1. 及时进行沟通,并重复关键信息。 让人们了解可能影响他们生活的决定的正确时间是现在。花几天,甚至几周的时间来传达这些信息,会告诉收件人他们在大局中真的不重要。 当一个信息是新的,它不仅需要被听到,而且还需要被嵌入和采用,持续的重复是关键。 思考这个问题的一个好方法是,"如果你不厌其烦地说它,很可能没有人听到它"。 平均来说,一个新的信息需要七次才能沉淀下来。

2. 记住要回应--而不是反应.你能想到有什么时候你的谈话或收到的通信只是让你生气?当这种情况发生时,你会怎么做?你是否发现自己在咆哮,或者坐下来敲打出一封简短的电子邮件作为回复?如果这听起来很熟悉,那么你就犯了一个常见的错误--做出情绪化的反应,而不是冷静地做出反应。当你感觉到你的血液上升时,请走开。考虑如何以理性和周到的方式作出回应。

3.如果你的问题需要合作或解决问题...进行对话。 电子邮件、文本或聊天交流对于快速的、有记录的回复来说是很好的,但对于合作和解决问题来说,它们并不有效。 浪费了大量的时间来解释、澄清,有时甚至回避困难的对话,降低了生产力、效率和团队合作。 现在就拿起电话,建立一个网络会议,或只是走到大厅去解决一个问题!

4.不要回避困难的对话。 有的时候,你需要给出负面的反馈。想避免这些对话是人之常情,但这样做会造成更多问题,也会让小问题发展成大问题。如果某人的表现没有达到你所期望的水平,一旦发现就立即采取行动。搁置它只会使谈话发生时更加困难。

5.坏消息不应该出现在电子邮件中。 电子邮件给了我们一个简单的方法,但通过电子邮件传递坏消息绝不是一个好主意。当你使用书面通信作为你的传递渠道时,不可能使用非语言线索(如身体语言)来软化困难的信息。只要有可能,坏消息真的需要当面传递。这可以让你发现信息没有被理解的迹象,或者收件人对消息的反应很糟糕。谈话让你有机会尝试纠正或减少负面影响。

6.平衡你所分享的信息.一个常见的沟通错误是分享太多或者太少的信息。并不总是说你分享的信息越多,就越能被接受--有时太多的信息和太少的信息一样,会造成压力和焦虑。另一方面,如果你没有分享足够的信息,接受信息的人可能没有足够的数据来理解正在发生的事情或做出决定。这是一个平衡的行为,而且,需要时间和实践来获得正确。

7.一个尺寸并不适合所有。 你根本不能使用一种曲高和寡的沟通方式,只使用一种风格,而不考虑受众和情况。对于定期开会的团队来说,标准化的沟通方式可能没有问题,但用一种随意的方式与客户、经理或投资者分享信息,可能会引起各种麻烦。

8.8. 不要假设理解。 在你分享信息后,你是否回过头来检查人们是否已经理解?你可能会惊讶地发现,每个人往往不在同一起跑线上。养成习惯,用电话或电子邮件跟进会议,澄清讨论的关键点。这可以避免接下来的关键性误解,并将为你省去很多麻烦。

遵循这些简单的准则将使你避免痛苦的沟通破裂,(用Led Zepplin的话来说)就是 一如既往驱动你 (和其他) 疯了!

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