コミュニケーション不全に陥っていませんか?

今週、私はLed Zeppelinのロックの名曲の歌詞を思い出しました。

コミュニケーション・ブレークダウン   

いつもと同じ

私は神経衰弱をしている

私を狂わせろ!

私自身のキャリアやクライアントのキャリアパスを見ていると、成功と失敗の唯一かつ最大の要因は、個人と組織の効果的なコミュニケーション能力にあると確信しています。メッセージの種類、コミュニケーション・メディア、情報の解釈の仕方があまりにも多いため、効果的なコミュニケーションは時として非常に困難なものとなります。

ここで、あまりにもよくあるシナリオを紹介します。  Avaは同僚のJohnからメールを受け取る。上司のジェシカが今日行ったチームミーティングを振り返っているのだ。 その会議でジェシカは、地域マネージャーのホセから送られてきた、企業の年間戦略目標について説明したメールの内容を伝えた。 Joseのメールは、先週CEOのHelenが行ったWeb会議に基づいていた。ヘレンは、その目標が一ヶ月前の年末の取締役会で決定された結果であることを注意深く述べていた。

ジョンのエヴァへのテキストメッセージは、4週間前に行われた取締役会のアウトプットと意図をどの程度伝え、解釈していたと思いますか?特に、最初の出来事から遠く離れていたため、ジョンからアバへのテキストが戦略目標をうまく伝えたかどうかは疑問です。

しかし、コミュニケーションを改善することで、キャリアを向上させることができることをいくつか学びました。ここでは、より効果的なコミュニケーションを通じて、あなたやあなたの組織が成功する可能性を高めるための8つのガイドラインを紹介します。

1. コミュニケーションをタイムリーに行い、キーメッセージを繰り返し伝える。 自分の人生に影響を与える可能性のある決定について、人々に知らせる適切なタイミングは「今」です。この情報を伝えるのに何日も、あるいは何週間もかかると、受け取った人は、自分が全体像の中で本当に重要でないことを知ることになります。 メッセージが新しいものであり、それを聞いてもらうだけでなく、定着させ、採用する必要がある場合、一貫した繰り返しが鍵となります。 このことを考える良い方法は、"もしあなたがそれを言うのに飽きていないなら、誰もそれを聞いていない可能性がある "ということです。 新しいメッセージが浸透するまでには、平均して7回かかると言われています。

2. 反応するのではなく、対応することを忘れない.あなたは、ただ腹が立つような会話や連絡を受けたとき、思い当たることがありますか?そんなとき、あなたはどうしますか?怒鳴り散らしてしまったり、座ったまま返信用の簡潔なメールを書いてしまったりしていませんか?もしこのようなことに心当たりがあるのなら、あなたはよくある間違いを犯しています。血の気が引くのを感じたら、その場から立ち去りましょう。理性的で思いやりのある対応を考えてみてください。

3.共同作業や問題解決が必要な場合...会話をする 電子メールやテキスト、チャットのやり取りは、素早く文書化された返答をするのには適していますが、コラボレーションや問題解決には効果的ではありません。 説明したり、明確にしたり、時には難しい会話を避けたりするために無駄な時間がかかると、生産性や効率、チームワークが低下してしまいます。 今すぐ電話を取り、ウェブ会議を設定し、あるいは廊下を歩いて問題を解決しましょう。

4.難しい話を避けてはいけない 否定的な意見を言わなければならないときがあります。このような会話を避けたいと思うのは人間の性ですが、そうすると、問題が大きくなったり、小さな問題が大きな問題に発展したりする可能性があります。誰かが期待するレベルで仕事をしていない場合、気づいたらすぐに行動を起こしてください。放っておくと、いざというときに会話が難しくなるだけです。

5.悪い知らせはメールにふさわしくない。 電子メールは私たちに簡単な方法を与えてくれましたが、電子メールで悪い知らせを伝えるのは決して良い考えとは言えません。文章で伝える場合、非言語的な合図(ボディランゲージなど)を使って難しいメッセージを和らげることは不可能です。悪い知らせは、可能な限り、直接会って伝える必要があります。そうすれば、メッセージが理解されていない、あるいは相手がその知らせを悪く受け取ったというサインを拾うことができます。会話をすることで、その悪い影響を修正したり、最小限に抑えたりすることができます。

6.共有する情報のバランス.よくあるコミュニケーションの失敗のひとつに、情報の共有が多すぎる、あるいは少なすぎるということがあります。情報は多ければ多いほど受けが良いというわけではありません。多すぎる情報は、少なすぎる情報と同じようにストレスや不安を生むこともあります。逆に、情報共有が不十分だと、情報を受け取った人は何が起こっているのかを理解し、判断するための十分なデータを得られない可能性があります。これはバランスを取る行為であり、正しく行うには時間と練習が必要です。

7.ワンサイズでは収まりきらない。 コミュニケーションにおいて、相手や状況にかかわらず、ひとつのスタイルだけを使うような型にはまったやり方ではダメなのです。定期的にミーティングを行うようなチームであれば、画一的なコミュニケーション手法で問題ないかもしれませんが、顧客やマネージャー、投資家との情報共有にカジュアルな手法を用いると、さまざまな問題が発生する可能性があります。

8.理解したと思い込まないこと。 情報を共有した後、皆が理解できたかどうか、ぐるっと回って確認していますか?全員が同じ考えを持っていないことは、意外と多いものです。会議の後は、電話や電子メールで重要な論点を明確にする習慣をつけましょう。そうすることで、後々重要な誤解を避けることができ、多くの悲しみを避けることができます。

これらの簡単なガイドラインに従うことで、(Led Zepplinの言葉を借りれば)苦痛なコミュニケーションの崩壊を避けることができます。 例年通り そして 追い立て)正気か!

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