Besluitvorming: Wie moet erbij betrokken worden?

Doeltreffende beslissingen vergen helder denken over informatie, betrokkenheid en mogelijke conflicten. Dat betekent dat goed nagedacht moet worden over wie betrokken moet worden bij het nemen van de beslissing. Het betrekken van de juiste mensen kan het verschil uitmaken tussen een beslissing die de doelstellingen van de organisatie bevordert en een beslissing die leidt tot ambiguïteit en inconsistentie. Deze vijf vragen kunnen helpen bepalen of, en wanneer, anderen betrokken moeten worden bij het nemen van belangrijke beslissingen.

Hoe belangrijk is de beslissing?

In sommige besluitvormingsscenario's zijn alle slechte keuzes geëlimineerd, of zal het maken van een minder dan perfecte keuze een minimale impact hebben. Als er geen slechte alternatieven zijn, maakt het niet echt uit wie betrokken is bij het verzamelen van informatie. Maar in sommige scenario's zijn de beschikbare alternatieven onbekend of zijn de mogelijke uitkomsten van de beschikbare keuzes onbekend. Wanneer de alternatieven onbekend zijn of de uitkomsten onzeker, is het van cruciaal belang dat de behoefte aan informatie wordt onderkend.

Hoeveel weten we over de beslissing?

In sommige gevallen is voor beslissingen een analyse van bestaande informatie nodig. Of we weten precies welke informatie er ontbreekt en hoe we die kunnen verkrijgen. In andere situaties weten we niet eens wat we moeten vragen: we weten niet wat we niet weten. Wanneer dit het geval is, erken onwetendheid, doe het rustiger aan en betrek materiedeskundigen bij het verzamelen van informatie over de beslissing.

Hoeveel steun hebben we nodig?

Soms is de inzet van anderen voor het welslagen van de beslissing onnodig of een gegeven. Andere keren is actieve steun nodig. Wanneer betrokkenheid noodzakelijk is, moet de besluitvormer diegenen erbij betrekken wier actieve bijdrage nodig is om een succesvol resultaat te garanderen.

Hoe goed zijn de doelstellingen van de mensen op elkaar afgestemd?

Wanneer mensen die door verschillende doelen en beweegredenen worden gedreven, zich moeten engageren, moet de besluitvormer een consensus tot stand brengen over zowel de behoefte waarin de beslissing moet voorzien als de grenzen van de alternatieven die in overweging moeten worden genomen.

Hoeveel conflicten zijn er over de beslissing?

Als mensen sterke gevoelens over voorkeursalternatieven inbrengen in de discussie, moet de besluitvormer de verschillende partijen de kans geven te delen hoe zij tot hun conclusies zijn gekomen en welke informatie zij hebben gebruikt om tot hun standpunt te komen. Als de groep het eens is over de behoefte waarin de beslissing voorziet, en over de mate waarin elk alternatief in die behoefte voorziet, kunnen zij de relatieve verdiensten van elk alternatief tegen die norm afwegen, in plaats van de voors en tegens van elk favoriet alternatief te betwisten.

Tijdgebrek kan een belangrijke beperking zijn, maar het verandert niets aan ons gebrek aan informatie, of aan de behoefte aan afstemming, engagement of conflictoplossing. Door de tijd te nemen om overeenstemming te bereiken over de behoefte waarin de beslissing voorziet en maatregelen vast te stellen voor de evaluatie van alternatieven, zal het besluitvormingsproces uiteindelijk worden gestroomlijnd en zal de totale tijd die nodig is om tot een succesvolle conclusie te komen, worden verkort.

Als tijd geen belangrijke beperking is, kunnen effectieve leiders de beslissing gebruiken als een kans om vaardigheden te ontwikkelen. Als er tijd beschikbaar is, kunnen teamleden die nog geen effectieve besluitvormers zijn, deelnemen aan het besluitvormingsproces, zodat zij vaardigheden en ervaring kunnen opdoen. Dit proactief doen kan lonen wanneer de tijd beperkt is en een effectieve beslissing deelname van anderen vereist.

Andere mensen bij het besluitvormingsproces betrekken kan een uitdaging zijn en veel tijd in beslag nemen. Toch kan het alternatief veel slechter zijn. Onderzoek heeft uitgewezen dat besluitvormers die zich aan deze richtlijnen houden een succespercentage van 80% hebben - niemand is perfect. Maar besluitvormers die deze richtlijnen niet volgen, kunnen slechts 32% van de tijd succes verwachten, veel minder dan perfect.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Wie gebruikt Problem Solving en waarom zou jij dat ook moeten doen?
Blog afbeelding 1
Besluitvorming: menselijke vooringenomenheid, onvermijdelijke irrationaliteit...

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!