10 conseils rapides sur la résolution de problèmes

1. Moins d'art - plus de science : Une approche structurée de la résolution des problèmes conduit à des décisions et des résultats plus sûrs.

De par leur nature, les problèmes peuvent être très ambigus et les solutions comportent souvent beaucoup d'incertitudes. L'utilisation d'une approche structurée de la résolution de problèmes peut contribuer à lever l'ambiguïté, ce qui permet d'obtenir des résultats plus rapides et d'être plus sûr que vos décisions sont les bonnes en réduisant la variabilité de la "façon" dont vous résolvez le problème afin de pouvoir vous concentrer davantage sur le "quoi".

2. Il est souvent préférable d'éviter qu'un problème ne se reproduise que de résoudre rapidement l'incident immédiat.

Alors qu'un incident ou un problème actif peut avoir des répercussions immédiates sur les opérations de l'entreprise, le fait qu'il se répète sans cesse peut être encore plus coûteux. L'une des compétences clés de la gestion des problèmes est l'évaluation de la probabilité et de l'impact de la récurrence et l'utilisation de ces informations pour guider les décisions sur le moment où il faut retarder la résolution de l'incident immédiat afin d'augmenter les chances de trouver une solution au problème sous-jacent.

3. L'ajout de personnes supplémentaires ralentit souvent le processus de résolution des problèmes.

L'une des déclarations les plus courantes entendues lors des discussions sur les incidents est "y a-t-il quelqu'un d'autre que nous pouvons appeler à l'aide ?" Lorsqu'il s'agit d'incidents et de problèmes difficiles, il est plus important d'avoir les bonnes personnes engagées que d'avoir plus de personnes engagées. Des résolveurs de problèmes compétents travaillant avec des experts en la matière bien informés constituent la meilleure équipe de résolution de problèmes. Parfois, moins est plus.

4. Les compétences en matière de résolution de problèmes sont plus précieuses que l'expertise en la matière.

Un spécialiste de la résolution de problèmes peut apprendre rapidement la plupart des sujets. Aucun candidat n'est jamais "parfaitement adapté" au poste que vous cherchez à pourvoir et un compromis doit être fait entre les compétences, les connaissances et l'expérience. De solides compétences en résolution de problèmes sont souvent un très bon indicateur de la capacité d'un candidat à apprendre rapidement de nouveaux sujets et à s'adapter à son environnement. Pensez à ajouter la résolution de problèmes à votre liste de questions d'entretien.

5. La culture est aussi importante que les compétences individuelles lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes.

La plupart des problèmes difficiles auxquels les entreprises sont confrontées impliquent plusieurs personnes, équipes, systèmes et processus. La résolution efficace de ces problèmes nécessite un effort d'équipe. Pour accroître la maturité de votre organisation en matière de résolution de problèmes, vous devrez vous assurer de l'existence d'une culture de résolution de problèmes qui soutienne les membres de l'équipe en utilisant pleinement leurs compétences individuelles.

6. Faites attention au comportement que vous récompensez

La plupart des systèmes de mesure et de récompense opérationnels sont axés sur les performances à court terme - encourageant les employés à "maintenir la ligne en marche" ou à "remettre le système en marche rapidement" au lieu de se concentrer sur la résolution des problèmes sous-jacents pour garantir la qualité et les performances à long terme. Réfléchissez au comportement que vos systèmes de mesure et de récompense induisent. Il est peut-être temps de changer.

7. Ne masquez pas les problèmes, ils font partie intégrante de votre activité et vous permettent de savoir ce que vous pouvez améliorer.

Il peut être tentant de "lisser" les problèmes et de faire en sorte que les performances d'une équipe ou d'un processus paraissent meilleures qu'elles ne le sont réellement. Encourager les employés à soulever les problèmes quand ils les voient est une partie importante du processus d'amélioration continue. Plus vite vous identifierez les problèmes et les résoudrez, meilleures seront réellement vos performances.

8. Les problèmes les plus difficiles à résoudre sont souvent les plus bénéfiques.

Lors de la hiérarchisation des problèmes à analyser et à résoudre, il est important d'équilibrer les "gains rapides" et les "fruits mûrs" avec les problèmes plus difficiles qui demanderont plus de temps et d'efforts. Bien que les problèmes faciles puissent être résolus plus rapidement, ce sont souvent les problèmes difficiles qui peuvent avoir le plus grand impact sur les coûts opérationnels, la performance du processus et/ou la qualité du produit.

9. Méfiez-vous des "problèmes connus" et des "solutions de rechange" - ils représentent généralement des problèmes qui n'ont pas été entièrement résolus.

Les problèmes connus qui font l'objet d'une solution à court terme (STF) ou d'une solution de contournement s'accumulent rapidement et représentent un fardeau pour la productivité des employés, voire un problème de moral. Demandez-vous s'il est temps de concentrer vos efforts de gestion des problèmes sur la prévention de ces problèmes connus.

10. Si vous pensez que vous n'avez pas de problèmes - c'est un problème !

La bonne nouvelle, c'est que vous lisez cet article, donc vous êtes probablement déjà conscient qu'il y a certains problèmes dans votre organisation qui doivent être résolus. Méfiez-vous de toute personne qui vous dit "il n'y a pas de problèmes, tout va bien !" - cette personne n'a pas conscience de son environnement ou cache peut-être quelque chose. Reconnaître les problèmes lorsque vous en prenez conscience est la première étape pour les résoudre.

Kepner-Tregoe aide les entreprises à améliorer leurs compétences en matière de résolution de problèmes depuis 1953, en proposant des méthodes structurées de résolution de problèmes, des formations et des conseils en organisation. Kepner-Tregoe a travaillé avec des clients issus de secteurs très variés et peut vous aider à mettre en œuvre une méthode de résolution de problèmes adaptée aux besoins uniques de votre entreprise.

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