Hoe het kader van de actie u kan helpen risico's te beheersen

Hoe het kader van de actie u kan helpen risico's te beheersen

Kritisch denken begint met het probleem in kaart te brengen, zodat we kunnen beoordelen hoeveel we al weten, hoeveel we nog niet weten, en welke vragen we moeten stellen om genoeg te weten te komen om doeltreffende actie te ondernemen. Als het gaat om het verklaren van een verandering in de prestaties, kan het probleem heel eenvoudig worden aangegeven: noem het ding waarvan de prestaties zijn veranderd en beschrijf de verandering in de prestaties, bijvoorbeeld "kasten hebben verflekken". Als het erom gaat een keuze te maken, kan het ook eenvoudig zijn de beslissing te omschrijven: noem wat u wilt hebben als u klaar bent en voeg een keuzewoord toe, bijvoorbeeld: "kies een verpakking voor TM-tabletten". Wanneer het echter om risico's gaat, is het kader minder intuïtief. Hoewel de nadruk uiteindelijk op de risico's zal liggen, is het mogelijk dat we, als we de context waarin de risico's zich kunnen voordoen niet kaderen, niet alle risico's aanpakken of overweldigd raken door te veel onderling verweven risico's.

De context van risico is altijd een actie. Gewoonlijk denken wij bij actie aan het doorvoeren van een of andere verandering, bijvoorbeeld "een nieuw product lanceren", "een nieuwe productlijn installeren", of gewoon "van het ene product op het andere overschakelen". Maar hetzelfde doen, bijvoorbeeld "product op de markt houden", is ook een actie en geen verandering doorvoeren kan risico's met zich meebrengen. Deze actieverklaringen bestaan uit een actie (werkwoord), een eindresultaat (zelfstandig naamwoord), en modifiers (bijwoorden of bijvoeglijke naamwoorden). Bij het bepalen van de definitie van actie, eindresultaat en modifiers is het nuttig te beseffen dat actie-uitspraken noodzakelijkerwijs voortvloeien uit beslissingen; iemand heeft ervoor gekozen iets te doen en wij willen alle risico's in verband met de uitvoering van die beslissing beheersen. Zoals we hierboven hebben besproken, bestaan beslissingsverklaringen uit een keuzewoord (werkwoord), resultaat (zelfstandig naamwoord), en modifiers (bijwoorden of bijvoeglijke naamwoorden). Bij het schrijven van actieverklaringen moeten we dus beginnen met het gekozen resultaat en vervolgens nadenken over de actie die nodig is om dat resultaat om te zetten in een eindresultaat. Dus, mechanisch, als mijn beslissingsverklaring is "kies een familie vakantie" mijn actie verklaring zou kunnen zijn "neem een familie vakantie". Dit klinkt misschien eenvoudig en intuïtief, maar als het niet goed wordt gedaan, kan het de waarde van de risico-analyse aantasten. En, om het goed te doen, moeten we nadenken over de intentie van het formuleren van beslissingen en acties.

De bedoeling van het formuleren van besluiten is een passend kader vast te stellen voor het identificeren van te overwegen alternatieven, niet te beperkt en niet te ruim. Als we te beperkt zijn, zouden we creatieve alternatieven die zouden kunnen werken, kunnen uitsluiten. Als we te ruim zijn, besteden we misschien tijd aan het evalueren van alternatieven die niet kunnen werken. In principe passen we de reikwijdte van de beslissing aan door het resultaat of de modificeerders te wijzigen, zodat de juiste reeks alternatieven in overweging wordt genomen. Als we bijvoorbeeld bereid zijn de nodige tijd te besteden aan het overwegen van bijkomende, misschien creatieve alternatieven om het fundamentele doel van onze vakantie te bereiken, dan kunnen we "een gezinsvakantie kiezen" veranderen in "kiezen hoe we tijd doorbrengen met ons gezin". Of, als we het besluitvormingsproces willen stroomlijnen en minder tijd aan de beslissing willen besteden door minder alternatieven te overwegen, dan kunnen we veranderen in "kies een zomervakantie met het gezin in de bergen".

De bedoeling van het vermelden van acties is een passend kader vast te stellen voor het identificeren van preventieve acties, voorwaardelijke acties en triggers, niet te beperkt en niet te ruim. Als het kader te smal is, is het mogelijk dat er onvoldoende tegenmaatregelen, preventieve maatregelen om de waarschijnlijkheid van potentiële problemen te verminderen, voorwaardelijke maatregelen om de ernst te minimaliseren of triggers om de detecteerbaarheid te vergroten, worden vastgesteld. Als ons risicobeheerskader te breed is, kunnen wij overweldigd raken bij het afpellen van de ui, proberen oorzaak voor oorzaak te beheersen, of onze toevlucht nemen tot ondoeltreffende en inefficiënte algemene tegenmaatregelen. Wij moeten de reikwijdte van actieverklaringen aanpassen om de juiste focus te bereiken door het Resultaat of de Modifiers of de Actie te veranderen. Bijvoorbeeld, "Volledige familievakantie in N.C.", bestaat uit verschillende verwante maar afzonderlijke acties en eindresultaten: "Rijd naar N.C.", "Verblijf in N.C.", "Rijd naar N.J." Verder kan "Blijf in N.C." verder worden opgesplitst in: "Ga op kamp", "Ga wandelen", "Ga paardrijden". Omdat elk van deze actieverklaringen onderhevig kan zijn aan verschillende potentiële problemen met verschillende waarschijnlijke oorzaken en gevolgen, zullen we, door ze te scheiden en te verduidelijken, beter in staat zijn om preventieve en voorwaardelijke acties en triggers vast te stellen die specifiek en geschikt zijn voor elk van deze acties.

Hoewel risico's uiteindelijk de kern vormen van risicobeheer, moeten wij, voordat wij ze op de juiste wijze kunnen identificeren, de actie(s) die wij trachten te beschermen, begrijpen en inkaderen. Om de actie(s) die wij trachten te beschermen te begrijpen, moeten wij de beslissing begrijpen die tot de actie(s) heeft geleid. Als wij het besluit begrijpen, kunnen wij de context schetsen waarin de risico's zich kunnen voordoen, zodat wij alle risico's kunnen aanpakken.

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Vechten of vluchten? Zie de angst voor organisatorisch risico onder ogen
Blog afbeelding 1
Het is geen grapje als risicobeheer niet in het plan staat

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!