L'impact de la culture sur l'efficacité des CAPA

Dans les entreprises des sciences de la vie, les actions correctives et préventives (CAPA) sont vraiment importantes. Ce sont les mesures que vous prenez pour garantir la sécurité, la qualité et la cohérence des produits, apaiser les autorités de réglementation et sauver des vies. Cependant, toutes les CAPA ne sont pas efficaces : certaines ne sont pas bien pensées, d'autres sont mal mises en œuvre, et certaines actions ne produisent pas l'effet escompté après un certain temps. Si votre entreprise est confrontée à l'une de ces situations, le problème ne réside peut-être pas dans les CAPA elles-mêmes, mais dans la culture de votre entreprise.

L'amélioration continue fait-elle partie de l'ADN de votre organisation ?

Nombreux sont ceux qui considèrent les CAPA comme des mesures dictées par les organismes de réglementation et les rappels - des mesures que l'on est obligé de prendre. Une meilleure façon de voir les CAPA est de les considérer comme un outil d'amélioration continue. Aucune entreprise n'est parfaite - il y a toujours des risques et des possibilités d'améliorer les choses. La question à vous poser est la suivante : si les autorités de réglementation (et les clients) ne l'exigeaient pas, vos employés rechercheraient-ils toujours les possibilités d'amélioration continue et poursuivraient-ils les actions correctives et préventives ? Ou se concentreraient-ils simplement sur l'exécution des processus tels qu'ils existent aujourd'hui ?

Il ne s'agit pas de ce que vous jetez au mur, mais de ce qui reste.

Les CAPA ne sont pas des corrections ponctuelles que l'on peut ensuite ignorer. Il s'agit de changements dans les processus, les comportements et les activités que votre entreprise exécute. Le processus CAPA n'est pas bon marché - de nombreuses heures sont investies dans l'analyse des opérations, l'identification des causes profondes des problèmes et l'élaboration de plans de réponse. Mais les avantages réels ne se concrétisent que lorsque les mesures sont prises et que les résultats de vos processus de production changent. Votre entreprise dispose-t-elle d'un processus permettant de revenir en arrière et d'examiner l'efficacité des CAPA quelques mois après leur mise en œuvre ? Ou pour intégrer des mesures liées aux CAPA dans vos processus de suivi opérationnel ? Si ce n'est pas le cas (ou si vous ne le savez pas), cela signifie que vous êtes peut-être en train d'expérimenter un phénomène de "fixer et oublier" et que vous n'obtenez pas vraiment les avantages à long terme que vous attendez des investissements CAPA.

La direction et les RH donnent le ton aux employés

Les individus de votre organisation (pour la plupart) s'adapteront à la culture et aux attentes fixées par leurs responsables directs et aux processus RH utilisés pour évaluer leurs performances. Si vous pensez avoir un problème avec la performance des CAPA, c'est un bon point de départ. Quels comportements encouragez-vous à travers votre processus d'évaluation des performances et vos plans de rémunération ? Les employés sont-ils évalués en fonction du volume de production ? La qualité du produit ? S'ils avaient une idée pour améliorer les opérations, comment seraient-ils reçus et récompensés par l'entreprise ?

Les employés ont naturellement une motivation intrinsèque pour améliorer leur environnement, à moins que cette motivation ne soit minée par une source extérieure. De nombreuses entreprises adoptent l'attitude selon laquelle il existe un groupe d'employés payés pour produire et un autre groupe d'employés payés pour améliorer les opérations. Cette philosophie finit par être contre-productive car elle diminue la motivation du premier groupe et réduit l'efficacité du second.

Une culture saine d'amélioration continue (qui conduira à l'efficacité des CAPA) commence par l'habilitation et la responsabilisation des employés (indépendamment de leur position dans l'entreprise) à identifier les opportunités et à prendre des mesures pour améliorer leur environnement. Les processus de gestion et de RH peuvent encourager ce comportement en donnant aux employés le temps de proposer des idées d'amélioration, en les aidant à les mettre en œuvre et en les récompensant (il peut s'agir d'une simple reconnaissance) pour l'impact de ces idées sur une période donnée.

Kepner-Tregoe est un leader du secteur qui aide les entreprises à mettre en œuvre des processus de résolution de problèmes et d'amélioration continue. Au cours de nos 60 années d'expérience, nous avons appris que l'efficacité des processus commence par l'apport aux personnes des compétences adéquates et d'un environnement favorable leur permettant de réaliser leur plein potentiel.

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