N'attendez pas les gros ennuis pour revoir votre processus CAPA !

Les problèmes liés aux produits sont effrayants - l'atteinte à la confiance des clients, les conséquences financières du retour de vos produits sur le marché et l'examen accru des organismes de réglementation qui se produit souvent lorsque des audits identifient des problèmes importants peuvent suffire à empêcher même le cadre le plus expérimenté de dormir. Les nuits blanches peuvent être justifiées - après tout, la façon dont vous réagissez peut être la clé de la survie de votre entreprise. D'abord, respirez... tout n'est pas perdu. Il existe certaines mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour améliorer votre préparation.

Lorsqu'il y a des problèmes de qualité, le processus qui occupe le devant de la scène s'appelle CAPA (Corrective Action, Preventative Action). Dans d'autres disciplines commerciales, le CAPA peut être appelé actions correctives, CAP, gestion des incidents et gestion des problèmes. L'objectif du CAPA est simple : traiter la situation immédiate qui s'est produite (action corrective) et prendre des mesures pour éviter qu'elle ne se reproduise (action préventive). Bien que l'objectif puisse être simple, les situations dans vos processus et systèmes de qualité peuvent être assez complexes - se développant sur une longue période, impliquant de multiples acteurs et souvent obscurcies par de grands volumes de données et des décisions mal documentées. Si vous attendez d'être confronté à de gros problèmes, il sera peut-être trop tard pour démêler efficacement la toile de la complexité, ce qui réduira les chances de votre entreprise de relever efficacement les défis.

Pour éviter cette perspective (désagréable), les entreprises doivent revoir périodiquement leurs processus CAPA et qualité pour s'assurer que les personnes, les processus et les informations sont tous en place et prêts à être exécutés si une situation de rappel (potentiel) est rencontrée. Il peut être utile de revoir vos processus CAPA avant les gros problèmes :

  1. Identifier les problèmes existants qui pourraient être traités pour éviter un rappel.
  2. Rassurez les régulateurs en leur montrant que des contrôles de processus sont en place et que vous prenez la qualité au sérieux.
  3. Assurez-vous que votre organisation est prête à réagir efficacement.

Lors de la révision de votre processus CAPA et qualité, recherchez ces éléments clés :

Indicateurs clés de performance (ICP) - Les processus d'enquête et de CAPA fonctionnent mieux lorsqu'ils sont fondés sur des données objectives. Rassembler les données dont vous aurez besoin à l'avance vous permettra non seulement d'accélérer le temps de résolution, mais aussi de disposer d'un ensemble de moniteurs d'alerte précoce pour vous avertir du développement d'une situation susceptible de dégénérer au point de déclencher un rappel.

Flux de travail d'investigation et de dépannage - Votre organisation dispose-t-elle d'un ensemble de flux de travail bien défini et bien compris pour étudier et résoudre les problèmes ? Lorsque des problèmes ont été rencontrés dans le passé, dans quelle mesure ces flux de travail ont-ils été suivis ? S'il y a un manque de sensibilisation ou une adoption irrégulière, un investissement dans la formation peut s'avérer nécessaire.

Méthodes d'analyse des causes profondes (RCA) - Identifier la bonne cause profonde de manière rapide, efficace et efficiente est essentiel pour formuler une réponse CAPA réussie. S'assurer que votre organisation dispose dans sa boîte à outils d'un ensemble d'outils RCA qu'elle peut appliquer de manière cohérente est la première étape pour éviter le chaos dans une situation de rappel de produit (crise).

Processus de prise de décision - Sait-on clairement qui, dans l'organisation, est chargé de prendre les décisions relatives aux CAPA, comment ces décisions sont enregistrées et comment elles seront transmises en cascade dans l'organisation ? Les processus décisionnels structurés sont l'un des éléments essentiels que les régulateurs examineront lors d'une situation de rappel. Le fait de les définir et de les mettre en pratique à l'avance augmentera la confiance des régulateurs dans votre capacité à mettre en œuvre des CAPA et à maintenir leurs résultats.

Vous avez peut-être besoin d'un incident pour mettre en œuvre une action corrective, mais rien ne vous empêche de rechercher des actions préventives et de les mettre en œuvre dès aujourd'hui. La révision de votre processus CAPA et qualité est un excellent point de départ pour éviter des rappels de produits coûteux pour votre entreprise. Depuis plus de 60 ans, les experts de Kepner-Tregoe aident les entreprises à améliorer leurs capacités de résolution de problèmes en combinant conseil, amélioration des processus et formation. Pour en savoir plus sur la manière dont KT peut vous aider à naviguer dans l'environnement complexe de votre processus qualité, lisez l'article "Gagner du temps et de l'argent grâce à l'élimination des rappels"ou visitez https://dev.kepner-tregoe.com/.

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