Que se passe-t-il lorsque vous dirigez un projet sans expérience ni formation en gestion de projet ?
Un producteur national de fruits et légumes a décidé de construire une serre de 50 acres pour cultiver des tomates dans des conditions optimales en contrôlant les variables affectant la croissance et la qualité. L'entreprise a budgété $48m pour le projet et a fixé une date de livraison spécifique qui permettrait de planter les tomates et de générer des revenus peu de temps après. L'équipe de projet était composée d'un responsable des opérations, d'un responsable des projets nationaux et d'un responsable de la maintenance.
Défi
Le rejet du permis de construire officiel a fait passer à côté d'une étape importante du projet. Le conseil local a rejeté le permis de construire parce que les informations qui lui avaient été fournies étaient insuffisantes. Le projet a pris du retard, son budget a été dépassé et il n'y avait pas de véritable direction. Le projet manquait de définition et de planification - en fait, l'équipe était passée directement à la mise en œuvre avec pour seul plan de projet les étapes clés.
Solution
À ce stade, il a été demandé à Kepner-Tregoe d'apporter des compétences en matière de gestion de projet. Ma première action a été de procéder à une évaluation de la situation - il s'agit du processus d'AC qui pose essentiellement la question suivante, que se passe-t-il ? Nous avons saisi toutes les préoccupations de l'équipe. Ces préoccupations, ainsi que les déclarations d'action, ont constitué la base d'un plan de projet. Déterminer ce qui était nécessaire, dans quel ordre, par qui et quand, a permis de clarifier les choses pour l'équipe. Cela a permis de définir d'autres actions et d'élaborer un plan de projet détaillé.
Cette fois, le plan concernait la communication avec les parties prenantes. Auparavant, les membres de l'équipe passaient à côté de certains détails ou gaspillaient leurs efforts en travaillant sans le savoir sur la même chose. La création d'un plan de communication clair avec les parties prenantes a permis de résoudre les problèmes mineurs quotidiennement, d'informer le sponsor du projet chaque semaine et le comité directeur chaque mois. En outre, nous avons géré de manière proactive les risques liés au projet en examinant ce qui pourrait mal tourner, comment l'éviter et ce qu'il faut faire si des problèmes potentiels surviennent.
Le fait de prendre le temps de redéfinir et de replanifier le projet et de prendre en compte ses risques a apporté calme et sérénité à l'équipe. Au lieu que le projet se déroule autour d'eux, ils en avaient maintenant le contrôle. Ils avaient une meilleure visibilité de ce qui se profilait à l'horizon, plutôt que de réagir aux problèmes quotidiens. Le projet respecte désormais le budget et est en bonne voie pour livrer la serre à la date prévue.
Leçon apprise
La gestion de projets à grande échelle nécessite une expertise en gestion de projet. Si les membres de l'équipe de projet avaient reçu une formation formelle sur les projets ou avaient déjà des qualifications ou une expérience en la matière, ils auraient compris l'importance de définir et de planifier clairement le projet avant de passer à la phase de mise en œuvre. Prendre le temps d'acquérir des compétences en gestion de projet permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi d'assurer la réussite du projet.
