Vous avez votre ordinateur, vos listes de contacts et une série d'applications de communication. Vous avez une assez bonne idée des projets sur lesquels vous devez travailler et des personnes avec lesquelles vous devez rester en contact au travail. Mais vous vous rendez compte que vous avez fixé cette lampe pendant un long moment ou que vous avez pensé à la course que vous avez prévue à la mi-journée. Est-ce que ce sont les choses sur lesquelles vous devriez vous concentrer ? Nous avons quelques suggestions pour vous aider à vous recentrer et à définir clairement vos priorités.
L'évaluation de la situation (ES) est l'approche de l'AC pour déterminer :
- Par où commencer. (Il y a une date limite qui approche mais... je devrais peut-être faire une liste d'épicerie et je dois vérifier avec quelqu'un de mon équipe de travail...)
- Comment reconnaître les situations qui nécessitent une action. (Je ne peux pas travailler là-dessus tant que je n'ai pas l'approbation... Je dois encore acheter du papier toilette...)
- Comment démêler des questions qui se chevauchent et qui prêtent à confusion. (Ce projet est en attente depuis trois mois et je ne peux joindre personne chez le nouveau client...)
- Comment établir des priorités. (Les échéances s'accumulent et disparaissent ; y a-t-il quelque chose d'autre que je devrais faire...)
- Comment gérer efficacement un certain nombre d'activités simultanées. (Tous mes collaborateurs directs travaillent depuis leur domicile, ...est-ce le bon moment pour appeler ? Europe...oups, j'ai oublié le décalage horaire...)
Prenez le temps de faire une évaluation de votre situation de travail à domicile en suivant ces étapes logiques :
- Faites une liste : Cela inclut les menaces et les opportunités, ainsi que les préoccupations actuelles ou futures qui nécessitent une action. Quels sont ces problèmes lancinants pour lesquels vous savez qu'il faut agir ?
- Séparer et clarifier les préoccupations: Précisez vos responsabilités et vos défis. Passez de "J'ai beaucoup de choses à faire" à une liste plus détaillée d'activités spécifiques.
- Tenez compte de la gravité, de l'urgence et de la croissance : Établissez une priorité relative parmi les préoccupations. En termes simples. Quelle est l'importance de cette question en ce moment ? Quelle est la date limite pour le faire, sinon cela devient un tout autre problème ? Si je ne fais rien, la situation va-t-elle empirer et de combien ?
- Déterminer les actions nécessaires : Réfléchissez aux décisions, aux problèmes et aux risques qui doivent être analysés pour aller de l'avant. Toutes les situations ne nécessitent pas le même type d'action.
- Déterminer l'aide nécessaire : Avez-vous besoin d'informations et de l'engagement des autres ?
La liste : Dressez une liste des tâches spécifiques que vous pouvez encore effectuer en travaillant à domicile. Si cette liste est relativement simple, vous pouvez également inclure les responsabilités domestiques telles que l'enseignement à domicile, l'approvisionnement en nourriture, la cuisine, l'exercice physique et les visites à la famille et aux amis. Pour le travail, il peut s'agir du rapport de routine à rendre à la fin du mois et d'un projet qui va manquer son échéance, être reporté ou annulé. Il s'agit d'une liste de ce qui doit être fait. C'est aussi le moment d'envisager d'autres situations qui peuvent nécessiter une action et pour lesquelles vous avez un degré de responsabilité moindre. Vous n'avez pas besoin d'agir sur toutes ces choses maintenant, mais les ajouter à la liste peut vous aider à éviter des surprises futures. Au fur et à mesure que votre flux de travail s'adaptera aux réalités économiques, cette liste changera. Non seulement les projets disparaîtront, mais des opportunités se présenteront. Réfléchissez à la manière d'ajouter de nouvelles compétences qui vous aideront dans votre travail ou vous rendront plus commercialisable. Prenez du temps avec cette liste et revenez-y au besoin.
C'est trop ? Plutôt que de tout sonder, envisagez de limiter votre liste initiale à un client important ou à un seul projet.
Séparer et clarifier les préoccupations : La plupart des éléments de la liste sont plus complexes qu'il n'y paraît à première vue. Mais même si une préoccupation est simple, il est toujours utile d'examiner si elle doit être décomposée. Cela est particulièrement vrai dans l'environnement commercial actuel, caractérisé par une tendance à la baisse. Pour clarifier votre liste, pensez à vous poser les questions suivantes :
- S'agit-il d'un élément unique ou nécessite-t-il un certain nombre d'actions, d'approbations ou de mises au point ?
- Qu'est-ce que je veux dire par là ? (Le budget a-t-il changé ? La façon dont j'ai toujours procédé a-t-elle encore un sens ?)
- Que se passe-t-il réellement ?
- Quelles autres actions sont suggérées par cela ?
- Puis-je améliorer la façon dont cela est traité ?
Ces questions vous aident à décomposer les tâches en éléments. Ensemble, ces questions vont au-delà de la description superficielle d'une situation pour obtenir des données concrètes. Vous pouvez passer d'une opinion à des informations vérifiables en contactant d'autres personnes pour vérifier les faits ou les hypothèses. D'autres personnes peuvent avoir des informations différentes et, par conséquent, des points de vue différents sur la même situation. Sans clarification, il est possible que les gens aient des évaluations disparates du travail à accomplir. Prenez le temps de vous demander si toutes les personnes concernées par un élément de votre liste sont sur la même longueur d'onde.
Tenez compte du sérieux, de l'urgence et de la croissance : Un processus pratique et systématique pour hiérarchiser la liste consiste à considérer chaque élément en fonction de trois dimensions. Ces dimensions peuvent être utilisées dans n'importe quelle situation, contre n'importe quel contenu, et par vous seul ou par une équipe dans la poursuite d'un objectif commun.
Pour classer votre liste par ordre de priorité, pour chaque élément, demandez :
- Quelle est la gravité de l'impact actuel sur les personnes, la sécurité, les coûts, la productivité, les clients, la réputation, etc. Si vous disposez d'autres facteurs de priorisation, utilisez-les. L'essentiel est d'obtenir l'accord des principales parties prenantes sur ce qui est important.
- Dans combien de temps deviendra-t-il difficile, coûteux ou impossible de résoudre ce problème tel qu'il existe actuellement ? Quelle est votre date limite d'action ?
- Quelles sont les preuves que la gravité va augmenter en termes d'impact ? À quelle vitesse et dans quelle mesure cet impact augmente-t-il ?
Sur la base d'une ou de toutes ces dimensions, vous pouvez juger qu'une préoccupation est relativement plus importante qu'une autre et qu'elle doit donc être considérée en premier. Ou bien vous pouvez juger qu'un élément est relativement moins important et qu'il doit être considéré plus tard.
Déterminer les actions nécessaires : Tout en établissant votre liste, en séparant et en clarifiant les préoccupations, et en fixant des priorités, tenez compte des décisions, des problèmes et des opportunités pertinents. Même si certains éléments sont simples, il vaut la peine de prendre un moment pour examiner la liste et réfléchir :
- L'un de ces points nécessite-t-il une décision afin d'aller de l'avant ?
- La question présente-t-elle un problème qui doit être résolu ?
- Compte tenu de la situation actuelle, savez-vous quelle est la meilleure action à entreprendre ?
- Y a-t-il un dilemme quant à la meilleure action à entreprendre ?
- Y a-t-il des mesures à prendre pour éviter d'éventuels problèmes futurs concernant cet article ?
- Un plan doit-il être établi pour sauvegarder une décision ou une activité future ?
Si la réponse est oui, vous pouvez ajouter des tâches connexes à vos plans afin de garantir les meilleurs résultats pour votre activité en fonction de ce qui doit être fait pour avancer sur des questions spécifiques. Comprendre où vous en êtes par rapport aux questions ci-dessus vous aidera à décider des actions à entreprendre en priorité.
Il n'y a aucune raison de perdre du temps sur un travail qui ne devrait pas être fait tant que des décisions n'ont pas été prises. De plus, il se peut que vous preniez des mesures maintenant qui vous permettront de vous assurer que le travail que vous faites reste pertinent. Par exemple, si vous travailliez sur une description de poste pour une nouvelle embauche importante, faut-il prendre une décision sur la poursuite de ce poste ? Si votre principal projet de travail disparaît soudainement, avez-vous le temps de vous concentrer sur l'acquisition de nouvelles compétences ? Les décisions qui doivent être prises rapidement bénéficieront de l'identification de quelques objectifs clés et de certains des risques évidents.
Pensez à l'aide nécessaire : Vous travaillez peut-être seul, mais vous n'êtes pas seul. La plupart des problèmes nécessitent l'aide des autres pour être résolus avec succès, en particulier ceux qui sont très urgents. Les groupes comprendront ceux qui approuvent l'utilisation des ressources, ceux qui font le travail autour de ces actions, et ceux qui utilisent les résultats de ces actions. Ce sont vos principales parties prenantes et elles doivent être impliquées dans les discussions. Assurez-vous de clarifier qui est impliqué dans chaque élément et discutez de l'urgence et de la priorité avec eux. Faites bon usage de ces applications de communication et prenez le temps de clarifier le travail qui vous attend.
Une fois que vous avez identifié les éléments qui requièrent une action, que vous les avez décomposés en composants si nécessaire, que vous avez établi des priorités et que vous avez identifié les actions et les personnes nécessaires pour les accomplir, vous disposez maintenant d'une liste hiérarchisée d'actions claires avec des responsabilités et des dates d'échéance à partir desquelles travailler.
Cette utilisation informelle des techniques d'évaluation de la situation peut vous aider à concentrer votre journée - et votre semaine - sur ce qui est important et peut réduire considérablement les pertes de temps et d'énergie. En utilisant ces techniques, vous pouvez établir et communiquer les priorités de manière plus rationnelle et travailler plus efficacement. À mesure que de nouvelles responsabilités ou de nouveaux défis apparaissent, les étapes de l'AS peuvent vous aider à les clarifier et à les classer par ordre de priorité, alors que votre situation professionnelle et personnelle continue d'évoluer.
Si la spontanéité rend les choses intéressantes, le maintien de la productivité est toujours un défi, surtout lorsque le cours normal de la journée a disparu. En réalité, de nouvelles informations sont constamment mises en lumière et votre liste va changer. Mais l'utilisation de l'AS peut vous aider à vous concentrer et à vous projeter dans l'avenir tout en adaptant votre vie privée et votre vie professionnelle pendant la pandémie de Covid-19.
À propos de Kepner-Tregoe
Depuis plus de 60 ans, Kepner-Tregoe a permis à des milliers d'entreprises de résoudre des millions de problèmes. Nous fournissons une approche cohérente, évolutive et basée sur les données à nos clients des secteurs de l'exploitation, de la fabrication, de la gestion des services informatiques, du support technique et de la formation et du développement. Nous vous donnons les moyens de résoudre vos problèmes. Kepner-Tregoe offre une combinaison unique de développement des compétences et de services de conseil, conçue spécifiquement pour révéler la cause profonde des problèmes et résoudre définitivement vos défis organisationnels. Notre approche de la résolution des problèmes donnera des résultats mesurables à toute entreprise cherchant à améliorer la qualité et l'efficacité tout en réduisant les coûts globaux.
Les organisations suivantes fournissent des informations actualisées sur le statut du virus COVID-19 : Le Centre européen de contrôle et de prévention des maladies, les Centres américains de contrôle et de prévention des maladies et l'Organisation mondiale de la santé.
