Een van de sleutelfactoren die van invloed zijn op het succes van een onderneming is het onderkennen van kansen en het opstellen en uitvoeren van een plan om die kansen te verwezenlijken (Banker, zie voetnoten). Maar hoe goed u uw activiteiten ook plant en organiseert, er zullen altijd dingen misgaan. Uit onderzoek van Don Senechal, F. Larry Leistritz en Nancy Hodur bleek dat een van de belangrijkste factoren voor zakelijk succes was dat men over de vaardigheid beschikte om de juiste beslissingen te nemen. Ons vermogen om problemen effectief op te lossen is dus een belangrijke onderscheidende factor tussen succes boeken of falen. Maar wat betekent effectief problemen oplossen? We nemen allemaal maatregelen om onze problemen op te lossen - is dat niet genoeg?
De Harvard-fysioloog Walter Cannon sprak in zijn boek "De wijsheid van het lichaam" over de automatische reactie van de mens op waargenomen dreiging of gevaar. Volgens Cannon zijn er in stressvolle situaties (wanneer we bedreigd worden) drie acties die we kunnen ondernemen: Vluchten, Vechten of Bevriezen.
Hetzelfde idee kan worden toegepast wanneer wij worden geconfronteerd met zakelijke problemen. Wij hebben een aantal factoren geïdentificeerd die het succes van een project bedreigen. Om ons te helpen beslissen welke actie wij moeten ondernemen, kunnen wij de drie F's in overweging nemen:
- Vluchten: Weglopen van de zorg of niets doen om de situatie te veranderen
- Vechten: Onderneem actie, confronteer onze problemen en los ze op, of
- Blijf staan: Neem een stap terug en beoordeel de situatie voordat je actie onderneemt.
Als mens is onze eerste reactie "vluchten" (wegrennen van gevaar). Zo zijn wij geëvolueerd om conflicten met andere sterkere wezens te kunnen vermijden en dat was in de prehistorie heel logisch. Zoals Stuart Sorensen het zegt: "Wij stammen af van een voorgeslacht van de snelste lopers, en vluchten is een automatische reactie om ons te behoeden voor het buffet van iets anders, ingebouwd in ons allemaal". Bewijs van dat aangeboren menselijk gedrag kan worden gevonden door gewoon in de spiegel te kijken. U zult merken dat de verhouding van de lengte van uw benen ten opzichte van die van uw lichaam groter is.
Maar wanneer de dingen niet werken zoals ze zouden moeten werken en doelen niet worden bereikt, hebben we niet de luxe of de optie om gewoon weg te lopen voor problemen. Er zijn acties nodig en daarom gaan we meestal naar de volgende optie en besluiten we te "vechten".
Vechten is echter zeer zelden succesvol wanneer het slechts een instinctieve reactie is. Jon Law (2010), vechtsportinstructeur, vertelt ons dat wanneer we ons klaarmaken om te vechten, het lichaam zich voorbereidt door krachtige hormonen vrij te laten, voornamelijk adrenaline en cortisol. Maar deze hormonen veroorzaken veranderingen in ons lichaam, zoals een verhoogde hartslag of bloeddruk, en kunnen ervoor zorgen dat we in paniek raken en handelen zonder over het probleem na te denken.
In actie springen (of om een veelgebruikte term te gebruiken, "brandjes blussen") zonder veel voorbereiding, strategie of tactiek leidt vaak tot ongewenste resultaten. Er komen meer problemen aan de oppervlakte; er moeten meer taken worden uitgevoerd; er zijn niet genoeg mensen om ze uit te voeren en als gevolg daarvan verliezen we de strijd.
Meestal beginnen we met de meest dringende zorg en terwijl we die proberen aan te pakken, duiken andere problemen op - mogelijk worden meer problemen ontdekt of moeten meer risico's worden beheerd. En de belangrijkste reden is dat we de situatie niet goed genoeg begrepen toen we in de "strijd" belandden. Dus wat kunnen we anders doen?
Het is tijd om de derde F te overwegen: "Bevries" de situatie en beoordeel deze voordat we actie ondernemen. Sorensen informeert ons dat het menselijke "overlevingsprotocol" (vluchten, vechten of bevriezen) ook te vinden is bij veel dieren die uitmuntend zijn in het demonstreren van die instincten. Om te begrijpen wat "bevriezen" is, moeten we denken aan tijgers.
Hebt u gezien wat er in documentaires gebeurt wanneer een tijger zich klaarmaakt om zich te verdedigen of wanneer hij zich klaarmaakt voor een jacht? In beide situaties zult u merken dat er een periode is waarin de tijger even de tijd neemt om de situatie te beoordelen alvorens tot actie over te gaan. Er is altijd een periode waarin hij op de grond hurkt, of volledig stilstaat, de omgeving observeert en gegevens verzamelt. De tijger heeft dan twee opties: vluchten of vechten. Alleen al door die extra seconden te nemen om de situatie in te schatten, heeft hij zijn overlevingskansen vergroot of zijn kansen om het meest succesvolle resultaat uit de situatie te halen.
Hoewel "bevriezen" lijkt op niets doen, is het in werkelijkheid precies het tegenovergestelde. Bracha (2004), informeert ons dat clinici de "bevries" reactie "hyper waakzaamheid" noemen (op zijn hoede zijn of waakzaam, alert). Het is op dat moment dat de zintuigen van de tijger verhoogd zijn, dat alle informatie verwerkt en geanalyseerd wordt.
Dus, hoe kunnen we toepassen wat de natuur ons leert, om effectiever met zakelijke problemen om te gaan? Het belangrijkste punt is dat wij een heet hangijzer niet overhaast moeten aanpakken, maar onszelf de tijd moeten gunnen om onze reacties te peilen, en eerst even de tijd moeten nemen om de situatie te beoordelen. Door enige tijd te besteden aan het evalueren van de feiten die we hebben en van de informatie die misschien ontbreekt, krijgen we een beter inzicht in de kwestie en de gevolgen en implicaties die eruit voortvloeien, zowel nu als in de toekomst.
Situation Appraisal, een instrument dat door KT wordt gebruikt, helpt ons precies dat te doen door ons aan te moedigen een stap terug te doen en een rationeel kader te gebruiken om informatie te verwerken. Dit kader biedt een herhaalbaar denkproces dat ons in staat stelt de binnenkomende gegevens doeltreffender te verwerken, wat ons tot een succesvolle en professionele conclusie leidt.
We beginnen met het verzamelen van gegevens van goede kwaliteit, zoals de tijger zijn omgeving observeert. Welk bedrijfsmodel we ook gebruiken om problemen op te lossen, het succes van ons plan zal afhangen van ons vermogen om de juiste gegevens te verzamelen (Imhoff, 2004). Om de nodige informatie te verkrijgen, moeten we feiten verzamelen over het specifieke probleem (details verzamelen en ons inzicht vergroten) en over de impact of het effect ervan, zodat we de juiste prioriteit kunnen geven aan de binnenkomende problemen.
Pas als wij duidelijkheid hebben verkregen over de situatie, kunnen wij beslissen welke actie het best kan worden ondernomen om de bezorgdheid op de meest doeltreffende wijze weg te nemen. Dit kan een probleem zijn dat wij moeten oplossen, een beslissing die moet worden genomen, of een actie die moet worden beschermd. Als wij weten welke actie de meest doeltreffende zal zijn, kunnen wij de mensen erbij betrekken die ons zullen helpen het plan op de meest succesvolle manier uit te voeren.
Succesvolle bedrijven zijn over het algemeen doeltreffender als zij voor deze aanpak kiezen, omdat zij door een stap terug te doen en niet overhaast in actie te komen, kunnen begrijpen hoe hun strategie en tactiek moeten worden geformuleerd, waardoor zij een duidelijker beeld krijgen van het plan dat zij moeten volgen en hoe zij dit op de best mogelijke manier kunnen uitvoeren.
De volgende keer dat u wordt geconfronteerd met problemen of zorgen op uw werkplek, schiet dan niet; neem de tijd om de situatie te beoordelen voordat u actie onderneemt. Pak uw problemen aan zoals de tijger....!
Referenties
Kanon WB. The Wisdom of the Body: How the Human Body Reacts to Disturbance and Danger and maintains the stability essential to life. The Norton Library, W.W Norton & Company Inc, NY, 1932
Stuart Sorensen (Stuart Sorensen's blog), februari 2010, http://stuartsorensen.wordpress.com/2010/02/10/emotional-management-7-freeze-flight-or-fight-the-australopithecus-and-the-sabre-toothed-tiger/
Jon Law (EPIC Martial Arts Blog), mei 2010, http://epicmartialartsblog.com/freeze-fight-flight-and-martial-arts-training/
H.Stefan Bracha, MD, CNS Spectrums, Issue 9, September 2004 http://cogprints.org/5014/1/2004_C.N.S_Five_Fs_of_FEAR–Freeze_Flight_Fight_Fright_Faint.pdf
Don Senechal, (Founding Principal, The Windmill Group) , F. Larry Leistritz, (Professor, Department of Agribusiness and Applied Economics, North Dakota State University), Nancy Hodur, (Onderzoekswetenschapper, Department of Agribusiness and Applied Economics, North Dakota State University), Value Added Business Success Factors: Organizational Issues, maart 2010, http://www.extension.iastate.edu/agdm/wholefarm/html/c5-184.html
Marian Banker, Top 7 Kritieke Zakelijke Succesfactoren, 2000, http://top7business.com/?Top-7-Critical-Business-Success-Factors-2000&id=127
Claudia Imhoff, Business Intelligence - Vijf factoren voor succes, augustus 2004, http://www.b-eye-network.com/view/252