De Federal Mine Safety and Health Act van 1977 definieert een aannemer als "iedere persoon, maatschap, vennootschap, dochtermaatschappij van een vennootschap, firma, vereniging of andere organisatie die een contract sluit voor het verrichten van diensten of constructiewerkzaamheden in een mijn". Aannemers zijn mannen en vrouwen die een aanzienlijke bijdrage leveren aan de dagelijkse output - de producten en diensten - die nodig is voor succesvolle mijnbouworganisaties.
Aannemerspersoneel is "kwetsbaarder" voor risico's dan voltijdse mijnwerkers. In een onlangs gepubliceerd artikel in het tijdschrift Industry and Investment van New South Wales (NSW) werden indringende gegevens verstrekt door de NSW Work Cover en Coal Services Pty Ltd. Daaruit blijkt dat contractanten tussen 2001/2002 en 2006/2007 verantwoordelijk waren voor de helft van alle dodelijke ongevallen in de mijnbouwsector van NSW. In de kolenmijnen waren vier van de vijf dodelijke ongevallen (in diezelfde periode) aannemers. Bijna een derde van alle ernstig lichamelijk letsel werd opgelopen door aannemers. (Staat New South Wales door Industrie & Investeringen NSW september 2009)
Werknemers die nieuw zijn op de mijnbouwlocatie zijn minder vertrouwd met de werkprocedures, de werkomgeving en de gewoonten van het bestaande personeel. Aannemers die in risicovolle gebieden werken, moeten als "kwetsbaar" worden beschouwd en moeten met dezelfde kracht worden beschermd als hun voltijdse collega's. Met dit in het achterhoofd heeft Kennecott Utah Copper (KUC) - een van de grootste kopermijnen ter wereld - in 2010 actie ondernomen om het beheer van contractanten, en bijgevolg ook de veiligheid, te verbeteren.
Op het moment dat dit programma van start ging, waren de letselpercentages bij aannemers hoger dan bij voltijdse werknemers. Aangezien veiligheidsprestaties samenhangen met een degelijk beheer van aannemers, zijn KUC en Kepner-Tregoe (KT) een partnerschap aangegaan om het bestaande Contractor Management System (CMS) te verbeteren. Het huidige CMS beschreef het beleid en de procedures voor het beheer van aannemers, met inbegrip van de erkende noodzaak van een goed gedefinieerde reikwijdte van het werk. Er was echter meer nauwkeurigheid nodig om ervoor te zorgen dat de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk waren, de verwachtingen waren vastgesteld en de contractbeheerders (CA's) over instrumenten beschikten om consistente en gedefinieerde werkomvang en veilige praktijken te ondersteunen die specifiek waren voor het personeel van de contractant.
Om een solide basis voor het programma te creëren, werden de robuuste Project Management en Issue Resolution tools van KT geïntegreerd in de dagelijkse managementpraktijken van de aannemer. Om de verbeterde prestaties in stand te houden, hebben KUC en KT de kritische elementen geïdentificeerd die nodig zijn om gedrag te veranderen. Deze kritische elementen - of "bouwstenen" - zorgen ervoor dat deze inspanning geen "smaak-van-de-maand" trainingsinitiatief wordt.
Bouwstenen:
- Bedrijfsprocesontwerp
- Beheer van bedrijfsprocesprestaties
- Eigendom van bedrijfsprocessen
Om de uitgangspositie van de organisatie te bepalen, voerde KT een "diagnostische evaluatie van de huidige toestand" uit en verzamelde gegevens om de sterke punten van de organisatie te identificeren, evenals de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. De diagnose toonde aan dat veiligheid als eerste prioriteit effectief wordt gecommuniceerd naar alle werknemers. Ook bleek dat het proces voor het beheer van "standaardonderhoud" effectief was, goed werd begrepen en met weinig variatie werd gecontroleerd. Mogelijkheden voor verbetering bestonden in de werkdefinitie van aannemers en het beheer van aannemers.
Gebieden voor verbetering:
- Identificatie van het werkterrein
- Robuuste "planning" om brandbestrijding en risico's tot een minimum te beperken
- Identificatie van kritieke taken en verantwoordelijkheden
- Consistente beheersprocedures
- Snelle en doeltreffende meting voor toezicht op de uitvoering van het werk
- Verminderen van werk dat geen toegevoegde waarde heeft
Aan het eind van de diagnose was er voldoende bewijs om de KUC-leiders tot de overtuiging te brengen dat het verbeteren van de prestaties van de aannemer goed zou zijn voor de gezondheid en het welzijn van alle KUC-werknemers. Deze inspanning werd het "Contractor Management Improvement Program". Er werd onmiddellijk begonnen met het identificeren en ontwikkelen van vier tactische initiatieven en twee duurzaamheidsinitiatieven.
Tactische initiatieven:
- Small Job: scoping en planning van de werkzaamheden
- One Best Way: voor projectdefinitie en -planning
- Perfect Shift: proces voor shift start-up en sand-off
- Escalatie en oplossing van problemen: proces voor de uitvoering van het werk
Duurzaamheidsinitiatieven:
Procesmeting en -beheer
- passende metingen vaststellen (met inbegrip van leidende en achterblijvende indicatoren) om de prestaties van het contractantenbeheerproces te meten
- Ontwikkeling van processen en instrumenten om prestatie-informatie te verzamelen, te rapporteren en te analyseren; corrigerende maatregelen voor ontoereikende prestaties en identificatie van toekomstige verbeteringsmogelijkheden
- Ontwikkeling van dashboards voor gemakkelijke toegang tot procesprestaties
Bepaling van de optimale organisatiestructuur en passende functieprofielen
- nieuwe rollen, verantwoordelijkheden, vaardigheden en vereisten te bepalen die nodig zijn om de verbeterde processen voor werkplanning, -planning en -uitvoering te ondersteunen
- Documentatie over wie (verantwoordelijk is) voor wat (activiteiten) en wanneer (tijdens de processen van contractantenbeheer)
- Evaluatie en selectie van een optimale organisatiestructuur (of wijzigingen in de bestaande structuur) ter ondersteuning van het beheer van de rollen en functies
Primair werk verricht:
- Procesontwerp en -uitvoering (met de nadruk op het vermogen tot implementatie en het vermogen tot overdracht naar andere locaties)
- Gebruik maken van beste praktijken (intern en extern aan KUC)
- Formele opleiding over nieuwe processen (zowel contractant als KUC-middelen)
- Begeleiding op de werkplek
- Follow-up (debuggen, oplossen van problemen)
- Ontwikkeling van KUC-procesleiders en procescoaches
Via procesontwerp werden verschillende hulpmiddelen gecreëerd ter ondersteuning van nieuwe, gemakkelijk te begrijpen processen
Gereedschap inbegrepen:
- Initieel Pre-scoping werkblad
- Bevat een duidelijke omschrijving van het verwachte werk en van de maatregelen aan de hand waarvan het werk zal worden beoordeeld - Job/Project Scope Sjabloon
- Identificeert de belangrijkste te leveren prestaties, met inbegrip van de definitie van de door de KUC geleverde middelen, de door de contractant geleverde middelen, een analyse van de veiligheid, de gezondheid en het milieu, toegespitst op de belangrijkste te leveren prestaties, en een traceerblad voor de analyse van potentiële problemen en escalatie
- bepaalt welke essentiële informatie een contractant aan KUC moet verstrekken, zodat de kritieke problemen door de juiste personen worden opgelost
- Zorgt ervoor dat problemen die bijdragen aan scope creep worden geïdentificeerd, gedocumenteerd en beheerd - Aannemer Werf Boek
- Communiceert efficiënt en effectief over de omvang van het werk, veiligheidsrisico's en andere essentiële informatie die elke aannemer nodig heeft om "het werk goed te doen" bij KUC
De leiding van KUC vroeg de algemeen directeur van de smelterij om dit project te piloteren. Zorgvuldig denkwerk en betrokkenheid op directieniveau door verschillende smelterijleiders legden de basis voor een succesvolle definitie, planning en implementatie van het project. Het veranderen van gedrag om positieve resultaten te creëren is moeilijk voor elke organisatie. Het volhouden van een positieve verandering vereist een lasergerichte passie voor dit programma. Om ervoor te zorgen dat dit programma een succes werd en bleef, werden verschillende teamleden van de smelterij ingezet om het project te begeleiden, vanaf de eerste planning tot aan de implementatie. Na maanden van toewijding heeft het smelterijteam van KUC aanzienlijke successen geboekt als gevolg van dit buitengewone project.
Resultaten
Aan het eind van het project was het aantal letselgevallen bij contractanten met een factor 4 gedaald, gelijk aan het aantal voltijdse werknemers, en het blijft stabiel tot ver in de toekomst
Verbeterde kostenprestaties:
- Aan het eind van een vloerreparatieproject vroeg een aannemer om extra honoraria. Uit een controle van het Issue Escalation Tracking Form bleek dat er op geen enkel moment tijdens het project zorgen, kwesties of problemen aan de orde waren gesteld die extra werk vereisten. Besparing voor KUC = $75,000
- Een aannemer heeft een overeengekomen hoeveelheid materiaal uit de oostelijke vijver van KUC verwijderd. Dit baggerproject nam meer tijd in beslag dan verwacht, wat leidde tot een verzoek om extra middelen. Uit een herziening van het eerste werkblad bleek dat er een overeenkomst was over het volume - niet over de tijd. Besparing voor KUC = $75,000
- Er ontstond een geschil over schade en vertragingen in verband met een slakkenbunkerproject. Een controle van het Issue Escalation Tracking Form leverde feitelijke details op over weers- en productievertragingen, waaruit bleek dat 50% minder vertragingen had opgelopen dan de aannemer beweerde. Besparing voor KUC = $30.000
Conclusie
De reis die in het voorjaar van 2010 begon, gaat door in 2011, met een trend van positieve resultaten in de smelterij. Als resultaat van het Contractor Management Improvement Program, kijkt KUC naar andere gebieden van hun bedrijf waar significante verbetering kan worden gerealiseerd. Clayton Walker, COO van KUC: "Nul ongevallen en efficiënt en effectief beheer van onze middelen zijn belangrijke aandachtsgebieden voor KUC. We ondersteunen actief vele veiligheidsinitiatieven terwijl we ernaar streven om KUC naar een 'Zero Harm' organisatie te brengen. Het Contractor Management Program is een belangrijk voorbeeld van onze vastberadenheid om van elke dag een veilige dag te maken, zodat alle werknemers en aannemers veilig naar huis kunnen gaan, naar hun gezinnen."