時間を節約するプロジェクト計画

年間行事の改善

高級時計の市場では、毎年4月にジュネーブで開催される展示商談会が目玉となる。世界中から有力な問屋が集まり、高級時計や関連する高級品を見たり、その年の注文をしたりする。商業的な意義は大きく、早くからプロジェクト計画が始まる。

ある大手高級品メーカーにとって、この8日間のイベントは、時計の売り上げの中で最も大きな割合を占めています。同社は、重要なプロジェクトの計画と実行における改善の必要性を認識し、ケプナー・トリゴー・プロジェクトマネジメントを全社的に導入していたのです。このイベントは、新しいスキルを試し、ケプナー・トリゴーの体系的なアプローチの価値を測定するものです。

毎年、8カ月前から計画を立てます。今年は、営業スタッフの教育、製品の販売、納期目標などの通常のプロジェクト目標に加え、2つの大きなプロジェクト改善目標を設定した。

  • 予算内に収まること-過去に何度も失敗してきたことです。
  • 必ず発生する予期せぬ不具合を軽減・解消する。

チームメンバーは、プロジェクトのタスクと通常の仕事を両立させています。

専任のプロジェクトマネージャー(PM)が選ばれ、プロジェクト期間中は他のすべての責任から解放されるよう要請された。PMは、マーケティング、セールス、製品開発、ロジスティックスなど、さまざまな分野のメンバーからなる10人のプロジェクトチームを監督する役割を担った。チームのメンバーは、プロジェクトと仕事の両方をこなすことになった。

プロジェクトの計画が始まると、PMはプロジェクトのスポンサーである戦略担当ディレクターと緊密に連携し、詳細な作業分解スケジュール(WBS)を作成した。プロジェクト全体では、400の個別タスクが含まれていました。イベントブース、ディスプレイトレイ、会議室、輸送用コンテナ、開催国への搬入・搬出に関する正確な通関規制の遵守など、プロジェクトプランにはあらゆることが盛り込まれていました。

WBSは、8ヶ月のプロジェクト期間中、時間の節約に役立った。計画に忠実に従うことで、人々はタスク間を飛び越えることなく、タイムリーに自分のタスクに集中することができました。また、計画全体の中で自分の役割をよりよく理解することができた。WBSはタスク間の論理的な関係を可視化するテンプレートであり、プロジェクトが連続的なものであることを超えて、人々が考えるのを助けるものだった。もし、納期に間に合わず1日でもロスしたら、それを補うために他の分野の仕事を早めなければならないことが明確になったのです。

計画的な事前対策は、プロジェクトの遂行に大きな影響を与えた。

プロジェクト期間中、資源やコストを浪費するような不具合は少なくなった。プロジェクトマネージャーは、WBSをすべてのプロジェクト会議の基礎として使用した。プロジェクトプランは、プロジェクトの作業を導くだけでなく、毎週のミーティングを導くものでした。プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクトプランに集中せざるを得なかったので、ミーティングでの報告は、プランに対する例外的なものにほぼ限定された。また、計画書は、その週の作業内容を示す地図でもあり、逸脱の可能性や懸念事項があれば、事前に議論することができた。

例年は、何時間も会議が長引いていた。しかし、今年は平均して45分程度で終わるようになった。PMの先輩も含め、さまざまなメンバーが参加する会議では、目の前の問題に限定して議論されるため、会議を楽しみにするようになった。プロジェクト期間中、ミーティングに費やされた時間だけでも、5週間分の仕事に相当する。

また、より良いプランニングにより、以前は文書化されていなかったタスクがプロジェクトに組み込まれました。スタッフへの説明、設計の承認、成功の測定などの活動は、スケジュール化され、完全に文書化されました。

実際のプロジェクト遂行から6週間が省略された。

チームメンバーは、通常の責任を犠牲にすることなく、プロジェクトのタスクを完了させることができました。将来的には、参加者一人ひとりの時間的制約がプロジェクトに正確に組み込まれることで、プロジェクト参加への意欲が高まるでしょう。

同社は、予算内で不具合を減らすという目標を達成し、さらに、プロジェクト期間中の大幅な時間短縮という予想外の効果も得られました。プロジェクトの終了時には、売上高が50%増加するなど、成功の尺度が記録され、来年に向けた改善点が明らかにされました。

このプロジェクトは、今後の取り組みのハードルを上げるものでした。

新しいプロジェクトスキルは、毎年劇的な改善をもたらすものではないかもしれません。しかし、プロジェクトの詳細な計画、効率的な実行、納得のいく結果など、新しいレベルまで永続的に水準を高めてくれました。重要な年次プロジェクトにとって、これは永続的で測定可能な価値を生み出します。

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