Wir betreiben Risikomanagement, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse unserer Maßnahmen oder Pläne den Erwartungen unserer Kunden entsprechen, seien es wir selbst, unsere Mitarbeiter oder die Menschen, denen wir Waren und Dienstleistungen anbieten. Obwohl einige Psychologen behaupten, dass unsere Fähigkeit, in die Zukunft zu denken, uns von anderen Tieren unterscheidet, ist Risikomanagement von Natur aus schwierig, weil die Zukunft von Natur aus unbekannt ist und wir über das, was wir nicht wissen, nur spekulieren können. Um unsere Spekulationen besser in den Griff zu bekommen, beginnt ein effektives Risikomanagement mit einer sorgfältigen Prüfung dessen, was wir wissen.
Drei Dinge, die wir beim Risikomanagement wissen können, sind:
1) Die Kunden und ihre Erwartungen an die Ergebnisse der Maßnahmen oder Pläne
2) Die spezifischen Maßnahmen, die zur Erfüllung der Kundenerwartungen erforderlich sind
3) Die für die Durchführung jeder Aktion erforderlichen Lieferanten und Vorleistungen
Wirksame Risikomanager nutzen diese Informationen, um:
a) Ergreifen Sie vorbeugende Maßnahmen gegen wahrscheinliche Ursachen, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens potenzieller Probleme und negativer Auswirkungen zu verringern;
b) Eventualmaßnahmen planen, um den Schweregrad zu verringern, falls potenzielle Probleme und wahrscheinliche Auswirkungen auftreten, und
c) Setzen Sie Auslöser, um die Erkennbarkeit von potenziellen Problemen und wahrscheinlichen Mängeln zu erhöhen.
Eine Möglichkeit, die erforderlichen Informationen zu sammeln, ist die Verwendung des SIPOC-Rahmens, eines visuellen Instruments zur kontinuierlichen Verbesserung, mit dem alle relevanten Elemente eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende dokumentiert werden: Zulieferer - Inputs - Prozess - Outputs - Kunden.
Verstehen der Kundenerwartungen für Outputs
Allen Aktionen oder Plänen geht notwendigerweise eine Entscheidung voraus; jemand hat sich entschieden, etwas zu tun. Darüber hinaus wurde die Maßnahme oder der Plan entweder mit Bedacht oder intuitiv gewählt, um bestimmte Ergebnisse zu maximieren, den Einsatz bestimmter Ressourcen zu minimieren und bestimmte Einschränkungen zu erfüllen. Ein wirksames Risikomanagement beginnt mit einer sorgfältigen Abwägung dieser Ziele.
Betrachten Sie im obigen Beispiel die Überlegungen, die erforderlich sind, um einen Urlaub zu planen, der für alle Beteiligten ein angenehmes Erlebnis darstellt. Da unterschiedliche Menschen unterschiedliche Dinge genießen, ist es hilfreich, sich zunächst darüber klar zu werden, was "angenehm" für die verschiedenen Kunden bedeutet. Im Fall von Machen Sie Urlaub in North Carolina, Diese Reise wurde so geplant, dass möglichst viel Zeit im Freien verbracht wird, möglichst viel Zeit mit der Großfamilie verbracht wird, die Reisezeit und die Reisekosten möglichst gering sind und die Reise in den ersten beiden Juliwochen abgeschlossen wird. Wenn wir alle diese Ziele erreichen oder übertreffen, sollte die Reise als erfolgreich angesehen werden. Wenn wir eines dieser Ziele nicht erreichen, könnte die Reise als Misserfolg gewertet werden, es sei denn, wir haben Gegenmaßnahmen ergriffen.
Effektive Risikomanager nutzen ihr Verständnis der Ziele ihrer externen und internen Kunden, um die potenziellen Probleme zu erkennen, die im Mittelpunkt des Risikomanagements stehen: Leistungen, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, zu viele Ressourcen verbrauchen oder Beschränkungen überschreiten. Sie nutzen dieses Wissen, um Auslöser zu setzen, die die Erkennbarkeit potenzieller Probleme und wahrscheinlicher Auswirkungen erhöhen, und um Eventualmaßnahmen zu planen, um den Schweregrad zu verringern, wenn potenzielle Probleme und ihre wahrscheinlichen Auswirkungen auftreten.
Verstehen Sie die Prozess-Schritte
Sobald wir die Erwartungen des Kunden verstanden haben, müssen wir uns überlegen, wie wir die zu verwaltenden Maßnahmen oder Pläne gestalten. Obwohl wir letztendlich den gesamten Plan oder Prozess berücksichtigen müssen, um die Interessen der Endkunden zu schützen, ist das Risikomanagement effektiver und effizienter, wenn wir die Anzahl der gleichzeitig zu berücksichtigenden Variablen minimieren. Dies kann erreicht werden, indem man sich auf die spezifischen Aktionen konzentriert, die während des Plans oder Prozesses Inputs in Outputs umwandeln, anstatt zu versuchen, den gesamten Plan oder Prozess auf einmal zu analysieren. Wenn unser Rahmen für das Risikomanagement zu weit gefasst ist, könnten wir beim Schälen der Zwiebel überwältigt werden, wenn wir versuchen, die Ursache der Ursache der Ursache zu bewältigen, oder auf ineffektive und ineffiziente allgemeine Gegenmaßnahmen zurückgreifen.
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In diesem Beispiel, Familienurlaub in North Carolinabesteht aus mehreren zusammenhängenden, aber getrennten Aktionen: Fahrt nach N.C.; Aufenthalt in N.C.; Fahrt nach N.J. Außerdem kann Aufenthalt in N.C. unterteilt werden in: Ins Camp gehen; Wandern gehen, Reiten gehen. Da jede dieser Handlungen zu unterschiedlichen Ergebnissen oder Vorteilen führt und dabei unterschiedliche Ressourcen unter unterschiedlichen Einschränkungen verbraucht, unterliegt jede dieser Handlungen unterschiedlichen potenziellen Problemen mit unterschiedlichen wahrscheinlichen Ursachen und wahrscheinlichen Auswirkungen.
Unabhängig davon, ob der Ausgangspunkt ein komplexer Plan oder Prozess oder eine spezifische Maßnahme ist, schlüsseln effektive Risikomanager komplexe Pläne und Prozesse in spezifische Maßnahmen auf und verstehen, wie spezifische Maßnahmen größere Pläne und Prozesse unterstützen. Indem wir die Rolle spezifischer Maßnahmen in Plänen und Prozessen verstehen, sind wir in der Lage, bei der Ermittlung potenzieller Probleme alle unsere Kunden zu berücksichtigen. Indem wir komplexe Prozesse in spezifische Maßnahmen aufteilen und verdeutlichen, sind wir besser in der Lage, spezifische Präventivmaßnahmen zur Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit, spezifische Eventualmaßnahmen zur Verringerung des Schweregrads und spezifische Auslöser zur Verbesserung der Erkennbarkeit potenzieller Probleme zu ermitteln.
Lieferanten und Inputs verstehen
Mit einem guten Verständnis der Erwartungen unseres Kunden und der zur Erfüllung erforderlichen Maßnahmen können wir nun die wahrscheinlichen Ursachen betrachten. Der Logik des SIPOC-Rahmens folgend, sind die wahrscheinlichen Ursachen für Outputs, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, zu viele Ressourcen verbrauchen oder Beschränkungen überschreiten, die Lieferanten oder Inputs bzw. Prozesse, die zur Produktion dieser Outputs erforderlich sind. Theoretisch haben wir alle unsere Lieferanten, Inputs und Prozesse unter unserer Kontrolle und können daher Präventivmaßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens potenzieller Probleme und wahrscheinlicher Auswirkungen zu verringern.
In unserem Beispiel gehören zu den Zulieferern für die Fahrt nach Nordamerika die Familie, die gepackt und abfahrbereit sein muss; zu den Inputs gehört das Fahrzeug, das in der Lage sein muss, die Reise zu unternehmen; und der Prozess ist die Fahrt selbst, die gut geplant sein muss.
Effektive Risikomanager nutzen ihr Verständnis von Lieferanten, Inputs und Prozessen und deren Beitrag zur Erreichung der Ziele des Kunden, um die wahrscheinlichen Ursachen für die potenziellen Probleme zu ermitteln, die im Mittelpunkt des Risikomanagements stehen: Outputs, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, zu viele Ressourcen verbrauchen oder Beschränkungen überschreiten. Sie nutzen dieses Wissen, um Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens potenzieller Probleme und wahrscheinlicher Auswirkungen zu verringern.
Der Wert der Berücksichtigung von SIPOC
Das Ergebnis des Risikomanagements sind Präventivmaßnahmen zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit, dass wahrscheinliche Ursachen zu potenziellen Problemen und wahrscheinlichen Auswirkungen führen, Eventualmaßnahmen zur Verringerung des Schweregrads und Auslöser zur Erhöhung der Erkennbarkeit, falls potenzielle Probleme auftreten. Diese Gegenmaßnahmen sind am effektivsten und effizientesten, wenn sie sich auf bestimmte Maßnahmen konzentrieren, die bestimmte Ergebnisse für bestimmte Kunden erzielen. Um dies zu erreichen, versuchen effektive Risikomanager zunächst, die Erwartungen ihrer Kunden zu verstehen, seien es wir selbst, unsere Mitarbeiter oder die Menschen, denen wir Waren und Dienstleistungen anbieten. Auf dieser Grundlage ermitteln sie die spezifischen Maßnahmen, die zur Erfüllung der Kundenerwartungen erforderlich sind. Dann überlegen sie für jede Maßnahme, welche Lieferanten und Inputs für die Produktion von Outputs erforderlich sind. Mit diesen Informationen sind sie in der Lage, Gegenmaßnahmen zu ergreifen, die ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Prävention und Eventualität herstellen.
Anhang A - Dokumentation des Risikomanagements
Anhang B - Anwendung des Risikomanagements auf potenzielle Chancen
John Ager
Master-Trainer, Moderator und Projektleiter
John Ager arbeitet mit Kunden aus der Fertigungs- und Dienstleistungsbranche zusammen, häufig in stark regulierten Sektoren. Er leitet Teams und coacht Einzelpersonen bei der Lösung von Problemen und der Umsetzung betrieblicher Verbesserungen, um strategische Ziele zu erreichen. Er ist spezialisiert auf die Verbesserung von Organisationsprozessen, das anschließende Änderungsmanagement, die Erleichterung der Problemlösung und die Vermittlung von Fähigkeiten zum kritischen Denken.
Über Kepner-Tregoe
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