Améliorer l'efficacité de la gestion des contractants pour éviter tout préjudice

La loi fédérale sur la sécurité et la santé dans les mines de 1977 définit un entrepreneur comme "toute personne, partenariat, société, filiale d'une société, entreprise, association ou autre organisation qui passe un contrat pour la prestation de services ou la construction dans une mine". Les entrepreneurs sont des hommes et des femmes qui contribuent de manière significative aux résultats quotidiens - les produits et les services - requis par les organisations minières prospères.

Le personnel des sous-traitants est plus "vulnérable" aux dangers que les employés à plein temps des mines. Un article récemment publié par le magazine New South Wales (NSW) Industry and Investment présente des données fascinantes fournies par le NSW Work Cover et Coal Services Pty Ltd. Elles montrent que les entrepreneurs sont à l'origine de la moitié des décès survenus dans l'industrie minière de NSW entre 2001/02 et 2006/07. Dans les mines de charbon, quatre décès sur cinq (au cours de cette même période) étaient le fait d'entrepreneurs. Près d'un tiers de toutes les blessures corporelles graves ont été subies par des entrepreneurs. (État de Nouvelle-Galles du Sud par le biais de Industry & Investment NSW, septembre 2009)

Les employés nouvellement arrivés sur le site minier sont moins familiers avec les procédures de travail, l'environnement de travail et les habitudes de la main-d'œuvre existante. Les entrepreneurs engagés dans des zones à haut risque doivent être considérés comme "vulnérables" et doivent être protégés avec la même vigueur que leurs homologues à temps plein. C'est dans cet esprit que Kennecott Utah Copper (KUC) - l'une des plus grandes mines de cuivre au monde - a pris des mesures pour améliorer la gestion des sous-traitants et, par conséquent, la sécurité en 2010.

Au moment où ce programme a été lancé, les taux de blessures des entrepreneurs étaient plus élevés que ceux des employés à temps plein. Comme les performances en matière de sécurité sont liées à une gestion solide des entrepreneurs, la KUC et Kepner-Tregoe (KT) se sont associées pour améliorer le système de gestion des entrepreneurs (CMS) existant. Le CMS actuel décrivait les politiques et les procédures de gestion des entrepreneurs, y compris le besoin reconnu d'une portée de travail bien définie. Cependant, une plus grande précision était nécessaire pour s'assurer que les rôles et les responsabilités étaient clairs, que les attentes étaient identifiées et que les administrateurs de contrats (AC) disposaient d'outils pour soutenir des portées de travail cohérentes et définies ainsi que des pratiques sûres spécifiques à la main-d'œuvre des entrepreneurs.

Afin de créer une base solide pour le programme, les outils robustes de gestion de projet et de résolution des problèmes de KT ont été intégrés aux pratiques quotidiennes de gestion des entrepreneurs. Afin de maintenir l'amélioration des performances, KUC et KT ont identifié les éléments critiques nécessaires pour changer les comportements. Ces éléments critiques - ou "blocs de construction" - garantissent que cet effort ne deviendra pas une initiative de formation "à la mode".

Les blocs de construction :

  1. Conception des processus d'affaires
  2. Gestion de la performance des processus d'affaires
  3. Propriété des processus d'affaires

Pour déterminer le point de départ de l'organisation, KT a effectué un "diagnostic de l'état actuel" et a recueilli des données pour identifier les points forts de l'organisation ainsi que les domaines à améliorer. Le diagnostic a révélé que la sécurité comme priorité numéro un est communiquée efficacement à tous les employés. Il a également montré que le processus de gestion de la "maintenance standard" était efficace, bien compris et contrôlé avec peu de variance. Des possibilités d'amélioration existent dans la définition et la gestion du travail des entrepreneurs.

Les domaines d'amélioration :

  • Identification de l'étendue des travaux
  • Une "planification" solide pour minimiser la lutte contre les incendies et les risques.
  • Identification des tâches et responsabilités critiques
  • Des procédures de gestion cohérentes
  • Mesure rapide et efficace pour le suivi de l'exécution des travaux
  • Réduire les travaux sans valeur ajoutée

À la fin du diagnostic, les preuves étaient suffisantes pour inciter les dirigeants de la KUC à convenir que l'amélioration des performances des entrepreneurs serait bénéfique pour la santé et le bien-être de tous les employés de la KUC. Cet effort est devenu le "Programme d'amélioration de la gestion des entrepreneurs". Le travail a commencé immédiatement pour identifier et développer quatre initiatives tactiques et deux initiatives de durabilité.

Initiatives tactiques :

  • Small Job : processus de cadrage et de planification du travail
  • One Best Way : pour la définition et la planification du projet
  • Perfect Shift : processus de mise en route et de désensablage des équipes
  • Escalade et résolution des problèmes : processus d'exécution des travaux

Initiatives de développement durable :

Mesure et gestion des processus

  • Identifier les mesures appropriées (y compris les indicateurs avancés et retardés) pour mesurer la performance du processus de gestion des entrepreneurs.
  • Développement de processus et d'outils pour collecter, rapporter et analyser les informations relatives à la performance ; fournir des actions correctives aux performances déficientes et identifier les opportunités d'amélioration futures.
  • Développement de tableaux de bord pour un accès facile à la performance des processus

Détermination de la structure organisationnelle optimale et des profils de poste appropriés

  • Identifier les nouveaux rôles, responsabilités, compétences et exigences nécessaires pour soutenir les processus améliorés de cadrage, de planification et d'exécution des travaux.
  • Documentation pour savoir qui (est responsable) de quoi (activités) et quand (pendant les processus de gestion du contractant).
  • Evaluation et sélection d'une structure organisationnelle optimale (ou modifications de la structure existante) pour soutenir la gestion des rôles et des fonctions

Travaux primaires réalisés :

  • Conception et exécution de processus (en mettant l'accent sur la capacité de mise en œuvre ainsi que sur la capacité de transfert à d'autres sites)
  • Tirer parti des meilleures pratiques (internes et externes à la KUC)
  • Formation formelle sur les nouveaux processus (tant pour les entrepreneurs que pour les ressources de la KUC)
  • Coaching sur le lieu de travail
  • Suivi (débogage, résolution de problèmes)
  • Développement de leaders et de coachs de processus KUC

Grâce aux efforts de conception des processus, plusieurs outils ont été créés pour soutenir de nouveaux processus faciles à comprendre.

Outils inclus :

  • Feuille de travail initiale de pré-cadrage
    - Contient une définition claire du travail attendu et des mesures par lesquelles le travail sera évalué.
  • Modèle d'étendue du travail/projet
    - Identifie les principaux travaux à réaliser, y compris la définition des ressources fournies par la KUC et des ressources fournies par l'entrepreneur, une analyse de la sécurité, de la santé et de l'environnement axée sur les principaux travaux à réaliser, et un formulaire de suivi de l'escalade des problèmes potentiels.
    - Identifie les informations clés qu'un entrepreneur doit fournir à la KUC afin que les problèmes critiques soient résolus par les personnes appropriées.
    - S'assurer que les problèmes qui contribuent à la dérive de la portée sont identifiés, documentés et gérés.
  • Livre du chantier de l'entrepreneur
    - Communiquer de manière efficace et efficiente l'étendue du travail, les risques pour la sécurité et d'autres informations essentielles nécessaires à chaque entrepreneur pour " bien faire le travail " à la KUC.

La direction de la KUC a demandé au directeur général de la fonderie de piloter ce projet. Une réflexion approfondie et l'engagement de plusieurs dirigeants de la fonderie ont jeté les bases d'une définition, d'une planification et d'une mise en œuvre réussies du projet. Changer les comportements pour obtenir des résultats positifs est difficile pour toute organisation. Le maintien d'un changement positif exige une passion focalisée sur ce programme. Pour garantir le succès initial et continu de ce programme, plusieurs membres de l'équipe de la fonderie ont été chargés de "guider" le projet, de la planification initiale à la mise en œuvre. Après des mois d'efforts soutenus, l'équipe de la fonderie KUC a connu un succès considérable grâce à ce projet extraordinaire.

Résultats

À la fin du projet, le taux d'accidents chez les entrepreneurs a été divisé par quatre, à égalité avec les travailleurs à temps plein, et continue de montrer une stabilité pour l'avenir.

Amélioration de la performance des coûts :

  • À la fin d'un projet de réparation de plancher, un entrepreneur a demandé des honoraires supplémentaires. Un examen du formulaire de suivi de l'escalade des problèmes a révélé qu'aucune préoccupation, aucune question ou aucun problème nécessitant des travaux supplémentaires n'a été soulevé à aucun moment du projet. Économies pour la KUC = $75 000
  • Un entrepreneur a retiré un volume convenu de matériaux de l'étang est de la KUC. Ce projet de dragage a pris plus de temps que prévu, ce qui a conduit à une demande de fonds supplémentaires. Un examen de la feuille de travail initiale a révélé un accord sur le volume - pas sur le temps. Économies pour la KUC = $75 000
  • Un différend a surgi concernant les dommages et les retards associés à un projet de trémie à scories. Un examen du formulaire de suivi de l'escalade des problèmes a fourni des détails factuels sur les conditions météorologiques et les retards de production, montrant 50% de retards en moins par rapport à ce que l'entrepreneur avait déclaré. Économies pour la KUC = $30,000

Conclusion

Le voyage qui a commencé au printemps 2010 se poursuit en 2011, avec une tendance à des résultats positifs à la fonderie. À la suite du programme d'amélioration de la gestion des entrepreneurs, la KUC examine d'autres secteurs de son exploitation où des améliorations importantes peuvent être réalisées. Selon Clayton Walker, directeur de l'exploitation de la KUC, "l'absence de préjudice et la gestion efficace et efficiente de nos ressources sont des domaines d'intérêt essentiels pour la KUC. Nous soutenons activement de nombreuses initiatives en matière de sécurité dans le cadre de nos efforts visant à faire de la KUC une organisation "zéro dommage". Le programme de gestion des entrepreneurs est un exemple significatif de notre détermination à faire de chaque jour un jour sûr afin que tous les employés et les entrepreneurs puissent rentrer chez eux en toute sécurité auprès de leurs familles."

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