Une approche systématique des enquêtes donne des résultats rapides

Pharmaceutique

Client

Cette entreprise biopharmaceutique mondiale fabrique des produits pharmaceutiques sur ordonnance dans plusieurs domaines thérapeutiques. L'usine qui met en œuvre cette initiative fabrique des produits pharmaceutiques solides et injectables.

Défi 

Dans une quête permanente d'excellence en matière de fabrication, les responsables du site ont exploré les possibilités de réduire le nombre d'enquêtes ainsi que le nombre de jours nécessaires à leur clôture. L'usine ne disposait pas d'une approche standard et systématique pour trouver la cause profonde des écarts de fabrication. En fait, les ingénieurs et les scientifiques s'appuyaient souvent sur des approches par essais et erreurs qui retardaient les enquêtes ou créaient des récurrences de déviations parce que la véritable cause n'était pas trouvée et corrigée. Les responsables du site pensaient qu'en adoptant une méthodologie formelle pour assurer un délai de clôture plus rapide des enquêtes, ils seraient en mesure de réduire le nombre d'enquêtes et d'en améliorer les résultats.

Réponse 

Après une évaluation rigoureuse, la décision a été prise de mettre en œuvre la méthodologie d'investigation Kepner-Tregoe. Les gestionnaires du site ont élaboré des plans de mise en œuvre autour de quatre actions majeures :

Action 1. Créer des équipes d'enquête en fonction du type d'opération : Pour aider à structurer le processus d'enquête, les équipes ont été formalisées et les rôles et responsabilités ont été définis.

Action 2. Redéfinir les enquêtes en fonction de critères spécifiques. Au lieu d'utiliser la même approche pour tous les écarts, les responsables du site ont défini des événements à fort impact et exigé l'utilisation de méthodes d'AC pour ces investigations.

Action 3. Mettre en œuvre l'AC comme méthode d'investigation pour les enquêtes. Un programme de formation a initié tous les employés aux méthodes d'AC pour la résolution de problèmes et a développé les compétences de résolution de problèmes et de prise de décision dans les équipes d'enquête. Deux employés ont été formés comme instructeurs et facilitateurs pour l'approche d'AC. Des procédures opérationnelles standardisées intégrant les méthodes d'AC ont été créées pour la documentation de toutes les enquêtes.

Action 4. Définir les objectifs de performance de l'entreprise. Deux objectifs ont guidé l'initiative :

  • Fermer 90% ou plus d'enquêtes de fabrication en 30 jours ou moins
  • Réduire le nombre d'enquêtes de 20%

Résultats

Le plan de travail visant à améliorer le processus d'enquête et à intégrer l'AC comme méthodologie d'enquête a été entièrement élaboré et mis en œuvre en moins de six mois. Dans l'année qui a suivi l'identification de cette possibilité d'amélioration, la direction et les équipes d'enquête ont fait état d'une nouvelle confiance dans leur capacité à mener des enquêtes rapidement et avec précision. D'une année sur l'autre, les enquêtes ont diminué de 33% grâce à la nouvelle approche. Par rapport à l'année précédente, les clôtures ont diminué de 13%. Grâce à ces succès, les équipes d'enquête sont plus concentrées et disciplinées, et les approches systématiques d'AC ont été intégrées dans d'autres fonctions commerciales pour faciliter les préoccupations et la prise de décisions critiques.

 

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