为了管理风险,请考虑SIPOC

我们管理风险是为了确保我们的行动或计划的产出符合客户的期望,无论是我们自己、我们的同事,还是我们提供商品和服务的人。尽管一些心理学家说,我们考虑未来的能力是我们与其他动物的区别,但风险管理本质上是困难的,因为未来本质上是未知的,我们只能猜测我们不知道的东西。为了更好地管理我们的猜测,有效的风险管理始于对我们所知道的事情进行深思熟虑。

在管理风险时,我们可以知道的三件事是。

1)客户和他们对行动或计划的产出的期望

2)为满足客户期望所需的具体行动

3)完成每项行动所需的供应商和投入

有效的风险管理人利用这些信息来。

a) 针对可能的原因采取预防措施,减少潜在问题和Llkely影响发生的概率。

b) 如果潜在的问题和可能的影响确实发生,计划采取应急行动以降低严重性;以及

c) 设置触发器,以提高潜在问题和可能出现的缺陷的可探测性。

收集必要信息的方法之一是使用SIPOC框架,这是一个可视化的持续改进工具,用于记录业务流程中从头到尾的所有相关要素。供应商 - 输入 - 过程 - 输出 - 客户。

了解客户对产出的期望

所有的行动或计划之前都必然有一个决定;有人选择做某事。此外,无论是深思熟虑还是凭直觉,行动或计划的选择是为了使某些结果最大化,尽量减少某些资源的使用,并满足某些限制。有效的风险管理始于对这些目标的深思熟虑。

在上面的例子中,考虑一下计划一个假期所需的思维,使所有人都能获得愉快的体验。因为不同的人喜欢不同的东西,所以从了解不同客户的愉快的含义开始是有帮助的。在这个例子中 利用北卡罗来纳州的假期。 这次旅行的计划是最大限度地增加户外活动时间,最大限度地增加大家庭时间,最大限度地减少旅行时间,最大限度地减少旅行费用,并在7月的头两个星期完成。如果我们达到或超过了所有这些目标,那么这次旅行应该被认为是成功的。如果我们在这些方面有任何不足,那么这次旅行可能被认为是失败的,除非我们有相应的对策。

有效的风险管理人利用他们对外部和内部客户目标的理解来识别作为风险管理重点的潜在问题:不能实现预期结果的产出,或消耗太多的资源,或超过限制。他们利用这些知识来设置触发器,提高潜在问题和可能影响的可探测性,并计划应急行动,以便在潜在问题及其可能影响发生时降低其严重性。

理解过程步骤

一旦我们了解了客户的期望,下一步就是要考虑如何制定要管理的行动或计划。尽管我们最终需要考虑更大的计划或过程来保护最终客户的利益,但当我们把一次考虑的变量数量降到最低时,风险管理就会更加有效和高效。要做到这一点,可以把重点放在整个计划或过程中把输入转化为输出的具体行动上,而不是试图一次性分析更大的计划或过程。如果我们的风险管理框架过于宽泛,我们可能会在剥洋葱时不知所措,试图管理原因的原因,或诉诸于无效的、低效的泛化对策。

在这个例子中。 参加北卡罗来纳州家庭度假在北卡罗来纳州,由多个相关但独立的行动组成。开车去北卡罗来纳州;呆在北卡罗来纳州;开车去新泽西州。去露营;去徒步旅行,去骑马。因为这些行动中的每一个都会产生不同的结果或利益,同时在不同的限制下消耗不同的资源,所以每一个都会有不同的潜在问题,有不同的可能原因和可能影响。

无论出发点是一个复杂的计划或过程还是一个具体的行动,有效的风险管理人将复杂的计划和过程分解成具体的行动,并理解具体的行动如何支持更大的计划和过程。通过了解具体行动在计划和过程中的作用,我们能够在识别潜在问题时考虑所有的客户。通过将复杂的过程分离并明确为具体的行动,我们能够更好地确定具体的预防行动以增加成功的概率,以及具体的应急行动以减少严重性,还有具体的触发器以增加潜在问题的可探测性。

了解供应商和投入

在很好地理解了客户的期望和交付所需的行动后,我们现在可以考虑可能的原因。按照SIPOC框架的逻辑,导致产出不能达到预期效果,或消耗过多资源,或超出限制的可能原因是生产这些产出所需的供应商或投入或流程。理论上,我们的供应商、投入和流程都在我们的控制之下,因此我们可以采取预防措施,降低潜在问题和可能影响发生的能力。

在我们的例子中,开车去北卡罗来纳州的供应商包括家人,他们需要打包并准备好;投入包括车辆,它需要有能力完成这次旅行;而过程就是开车本身,它需要被精心计划。

有效的风险管理人利用他们对供应商、投入和过程的理解,以及他们如何为实现客户的目标做出贡献,来确定潜在问题的可能原因,这些问题是风险管理的重点:产出不能实现预期的结果,或消耗过多的资源,或超出限制。他们利用这些知识来采取预防措施,减少潜在问题和可能影响发生的概率。

考虑到SIPOC的价值

风险管理的产出是预防行动,以减少可能的原因产生潜在的问题和可能的影响的概率,应急行动以减少严重性,以及在潜在问题发生时增加可探测性的触发器。这些对策在专注于为特定客户产生特定产出的具体行动时是最有效和高效的。为了实现重点,有效的风险管理人首先寻求了解客户的期望,无论是我们自己、我们的同事,还是我们提供商品和服务的人。有了这种理解,他们就会确定满足客户期望所需的具体行动。然后,对于每一项行动,他们都会考虑生产产出所需的供应商和投入。有了这些信息,他们就能够实施适当平衡预防和应急的对策。

附录A - 记录风险管理

附录B - 将风险管理应用于潜在的机会

约翰-艾格

主培训师、主持人和项目经理

约翰-艾格与制造业和服务业的客户合作,通常是在高度管制的部门。他通过解决问题和实施运营改进来领导团队和指导个人,以实现战略目标。他擅长改善组织流程、后续的变革管理、促进问题的解决和转移批判性思维技能。

 

关于Kepner-Tregoe

Kepner-Tregoe是问题解决的领导者。六十多年来,Kepner-Tregoe通过更有效的根本原因分析和决策技能,帮助全球数以千计的组织解决了数百万个问题。Kepner-Tregoe与各组织合作,通过以下方式大大降低了成本并提高了运营绩效
解决问题的培训、技术和咨询服务。

相关的

供应链的魅力

学习革命--体验式学习时代的问题解决方式

我们是以下方面的专家:

联系我们

如需咨询、了解详情,或提出建议!