Projekte auf Kurs halten: Risikomanagement während der Pandemie

Als die Unternehmen angesichts der Coronavirus-Pandemie den Betrieb einstellten, kamen viele Projekte zum Stillstand oder kamen nur schleppend voran, während sich die Projektteams auf Zoom neu gruppierten. Budgets, Fristen, Teammitglieder und Aktivitäten waren plötzlich verschwunden oder ungewiss. War es Zeit für eine einfache Änderung, eine größere Modifikation oder eine völlige Neubewertung? Selbst agile Projekte, die darauf ausgelegt sind, sich anzupassen und Veränderungen anzunehmen, wurden von Unsicherheiten eingehüllt.

"Projekte scheitern nicht am Ende. Sie scheitern am Anfang."

Jim Lewis, Ph.D.

Jetzt, da die Organisationen zu einer neuen Normalität zurückkehren, wurden viele Projekte neu bewertet und an das aktuelle Klima angepasst. Wenn die Projekte grünes Licht haben, um voranzukommen, und wenn Änderungen an Budgets, Terminen und Personal vorgenommen werden, ist ein wertvoller Planungsschritt - jetzt und während das Projekt voranschreitet - ein proaktives Risikomanagement. Im Folgenden werden wichtige Schritte zur Risikominimierung bei fortschreitenden Projekten beschrieben.

1. Identifizierung der Bereiche im Projektplan, in denen das Potenzial für Probleme am größten ist oder den Erfolg am stärksten beeinträchtigen könnteZu berücksichtigen sind beispielsweise die Auswirkungen einer dramatischen zweiten Viruswelle, falsche Kostenschätzungen aufgrund von Budgetänderungen, die Nichtverfügbarkeit von qualifiziertem Personal, veränderte Sicherheitsanforderungen, Personal- und Materialmangel oder Terminkonflikte. Die Ermittlung der potenziellen Probleme, die sich am stärksten auf den Plan auswirken, wird Ihnen helfen, Probleme in den Bereichen zu vermeiden oder sich darauf vorzubereiten, in denen Sie am anfälligsten sind.

2. Identifizieren Sie die spezifischen Dinge, die schief gehen könnten. Wenn Sie konkret werden, können Sie sich besser auf Probleme vorbereiten. Ein drohendes Personalproblem ist leichter zu lösen, wenn Sie wissen, welche Rollen und wann das Problem auftreten könnte. Durch die Identifizierung spezifischer Bedrohungen können Sie Probleme abwenden, bevor sie auftreten, oder schnell mit alternativen Lösungen reagieren.

3. Nennen Sie die möglichen Ursachen für diese Probleme. Es kann offensichtlich sein, dass die anstehenden Probleme mit der Finanzierung, der Personalausstattung oder anderen Fragen zusammenhängen. Wenn Sie die möglichen Ursachen erkennen, können Sie sich im Voraus darum kümmern, Überraschungen zu vermeiden, den Schaden zu minimieren und schnell zu reagieren.

4. Planen Sie Maßnahmen, um diese Ursachen zu verhindern. Es mag negativ erscheinen, Hindernisse für den Erfolg vorherzusehen, aber mit einer angemessenen Planung können Sie Probleme umgehen oder lösen, bevor sie den Projektfortschritt behindern. Wenn zum Beispiel Personalprobleme bei einem bestimmten Arbeitspaket die Fertigstellung dieser Arbeit gefährden, können Sie den Zeitplan jetzt anpassen, um spätere Konflikte zu minimieren.

5. Planen Sie Maßnahmen, die die Auswirkungen minimieren, falls die Probleme auftreten. Kommunikation und Planung sind der Schlüssel, wenn Probleme auftreten. Notfallpläne, die durch Engpässe im Zeitplan, im Budget oder durch andere Faktoren ausgelöst werden, können die Arbeit vorantreiben, indem ein alternativer Ansatz oder ein "Plan B" verwendet wird. Während sich Probleme negativ auf das Projekt auswirken, können gut geplante Notfallmaßnahmen sicherstellen, dass die Unterbrechung der geplanten Arbeit minimiert wird und der Projektplan sich so schnell und effizient wie möglich erholt.

6. Integrieren Sie diese Maßnahmen in den Projektplan. Durch das Risikomanagement im Voraus können Projektpläne einen realistischen Weg nach vorn bieten, der auch Veränderungen berücksichtigt. Vorbeugende Maßnahmen und geplante Aktionen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass später etwas schief geht, und mildern die Auswirkungen, wenn Probleme auftreten.

Diesen sechs grundlegenden Komponenten eines soliden Risikomanagements liegen zwei weitere wichtige Instrumente zugrunde. Es handelt sich dabei um solide Kommunikationspläne und die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder bei gleichzeitiger Steuerung ihrer Beteiligung. Welche Informationen benötigen die Projektteams, um zu verstehen, wie sich ihr Umfeld verändert und was von ihnen erwartet wird? Ein sich veränderndes operatives Umfeld kann Änderungen in der Art der Kommunikation und der Häufigkeit dieser gezielten Kommunikation erforderlich machen.

Es ist auch wichtig, einen Blick auf Ihre Projektbeteiligten zu werfen und darauf, wie Sie deren Beteiligung und Fachwissen nutzen. Sich ändernde Einsatzbedingungen, wie z. B. eine weltweite Pandemie, können andere Lösungen erfordern. Die Projektziele und damit auch die Projektergebnisse können sich ändern. Die Einbeziehung neuer Stakeholder oder die Einbeziehung von Stakeholdern auf neue Art und Weise hat dann hohe Priorität.

Das Management von Projektrisiken stärkt die Projektpläne und trägt dazu bei, den Erfolg sicherzustellen. Wenn die Geschäfte im ganzen Land wieder öffnen und der Betrieb wieder aufgenommen wird, sorgt das Risikomanagement für Stabilität in den Projektplänen und im Tagesgeschäft. Diese Schritte helfen dabei, sich ein Bild davon zu machen, was auf uns zukommen könnte und wie wir trotz potenzieller Probleme und Ungewissheit den Schwung beibehalten können.

Über Kepner-Tregoe

Wir alle hoffen, dass es Ihnen in dieser umwälzenden Zeit in der Geschichte unserer Welt gut geht. Seit über 60 Jahren hat unser Unternehmen, Kepner-Tregoe, die Möglichkeit, großen Organisationen dabei zu helfen, erfolgreich durch radikale Veränderungen zu navigieren, hartnäckige Probleme zu lösen und die Leistung bei der Bewältigung von Zwischenfällen und Problemen durch Werkzeuge, Schulungen und Beratung zu steigern - was zu hocheffizienten Teams führt, die bereit sind, auf die kritischsten Probleme Ihres Unternehmens zu reagieren.

Ähnliche Artikel

Blog Bild 1
"Jeder hat einen Plan: bis er ins Gesicht geschlagen wird." - Mike Tyson
Blog Bild 1
10 alltägliche Anwendungen für Problemlösungsfähigkeiten
Blog Bild 1
3 Problemlösungsstrategien für den Betrieb
Blog Bild 1
5 Fakten zur Problemlösung, die Ihren Service Desk verbessern werden

Wir sind Experten in:

Kontaktiere uns

Für Anfragen, Details oder ein Angebot!