Projectplanning die tijd bespaart

Verbetering van het jaarlijkse evenement

Op de markt voor luxehorloges wordt het belangrijkste jaarlijkse verkoopevenement elk jaar in april in Genève gehouden. Toonaangevende groothandelaren uit de hele wereld komen er fraaie horloges en aanverwante luxegoederen bekijken en hun orders voor het jaar plaatsen. Het commerciële belang is enorm en de projectplanning begint al vroeg.

Voor een toonaangevende fabrikant van luxegoederen is het achtdaagse evenement goed voor het grootste deel van de horlogeverkoop. Het bedrijf had een behoefte aan verbetering in de planning en uitvoering van zijn kritieke projecten geïdentificeerd, en had Kepner-Tregoe Project Management in het hele bedrijf ingevoerd. Dit evenement zou nieuwe vaardigheden testen en de waarde meten van de systematische Kepner-Tregoe aanpak.

Elk jaar begint de planning acht maanden van tevoren. Dit jaar heeft het bedrijf, naast de reguliere projectdoelen op het gebied van training van verkooppersoneel, productverkoop en leveringsdoelen, twee belangrijke projectverbeteringsdoelen gesteld:

  • Binnen het budget blijven - iets wat de afgelopen jaren vaak niet lukte.
  • Verminder of elimineer de onverwachte storingen die zich altijd voordoen.

Teamleden balanceren projecttaken met hun gewone werk.

Een voltijdse projectmanager (PM) werd geselecteerd en gevraagd om voor de duur van het project afstand te doen van alle andere verantwoordelijkheden. Zij werd belast met de leiding over een multidisciplinair projectteam van tien personen, afkomstig uit marketing, verkoop, productontwikkeling en logistiek. De teamleden bleven het projectwerk combineren met hun lopende verantwoordelijkheden.

Toen de projectplanning begon, werkte de PM nauw samen met de projectsponsor, de directeur strategie, om een gedetailleerd work breakdown schedule (WBS) te ontwikkelen. Het hele project omvatte 400 afzonderlijke taken. Het projectplan behandelde alles, van de evenementenstand van het bedrijf, de presentatietrays en de vergaderzalen tot de verzendcontainers, het voldoen aan de precieze douanevoorschriften voor het binnenbrengen van goederen in en het verlaten van het gastland, en nog veel meer.

De WBS hielp tijd te besparen tijdens het acht maanden durende project. Door het plan nauwgezet te volgen, concentreerden de mensen zich tijdig op hun taken in plaats van tussen taken te springen. Ze begrepen beter wat hun rol was binnen het totale plan. De gedetailleerde WBS was een sjabloon dat de logische relaties tussen taken zichtbaar maakte en mensen hielp verder te denken dan het seriële karakter van het project. Het maakte duidelijk dat als er een dag verloren ging aan een gemiste deadline, het werk op een ander gebied moest worden versneld om te compenseren.

De systematische planning vooraf had een enorme impact op de uitvoering van het project.

In de loop van het project waren er minder fouten die middelen verspillen en geld kosten. De projectmanager gebruikte de WBS als basis voor elke projectvergadering. Het projectplan leidde niet alleen het projectwerk, het leidde ook de wekelijkse vergaderingen. Omdat de leden van het projectteam gedwongen waren zich op het projectplan te concentreren, bleef de rapportage tijdens vergaderingen grotendeels beperkt tot eventuele uitzonderingen op het plan. Het plan bood ook een plattegrond voor het werk van de komende week, zodat eventuele afwijkingen of problemen van tevoren konden worden besproken.

In voorgaande jaren duurden de vergaderingen uren. Dit jaar bedroegen de vergaderingen gemiddeld 45, goed gefocuste minuten. De verschillende teamleden, van wie velen een hogere rang hadden dan de PM, begonnen uit te kijken naar de vergaderingen omdat de discussie beperkt bleef tot de relevante kwesties die aan de orde waren. In de loop van het project hebben de mensen alleen al aan vergaderingen in totaal vijf weken werk bespaard.

Een betere planning zorgde er ook voor dat voorheen ongedocumenteerde taken in het project werden opgenomen. Activiteiten zoals de briefing van het personeel, het verkrijgen van goedkeuring voor het ontwerp en het meten van het succes werden gepland en volledig gedocumenteerd.

Zes weken werden uitgetrokken voor de eigenlijke uitvoering van het project.

De teamleden waren in staat hun projecttaken te voltooien zonder dat dit ten koste ging van hun normale verantwoordelijkheden. In de toekomst zal de bereidheid om aan projecten deel te nemen toenemen, omdat men weet dat de tijdsbesteding van elke deelnemer nauwkeurig in het project zal worden ingepland.

Het bedrijf bereikte de doelstelling om binnen het budget te blijven, minder fouten te maken en een extra, onverwacht voordeel te behalen: een enorme tijdsbesparing gedurende het hele project. De afsluiting van het project documenteerde de mate van succes, waaronder een 50% omzetstijging, en identificeerde gebieden voor verbetering volgend jaar.

Dit project heeft de lat voor toekomstige inspanningen hoger gelegd.

Nieuwe projectvaardigheden resulteren misschien niet elk jaar in dramatische verbeteringen. Maar ze hebben de normen voor gedetailleerde projectplanning, efficiënte uitvoering en aanvaardbare resultaten permanent naar een nieuw niveau getild. Voor een kritiek jaarlijks project creëert dit blijvende, meetbare waarde.

Gerelateerd

Leren en doen: Real-Time Project Management

Verminderen van projectcomplexiteit: Van overbelasting naar productiviteit

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!