Het effect van cultuur op de doeltreffendheid van CAPA

In biowetenschappelijke bedrijven zijn correctieve en preventieve maatregelen (CAPA's) erg belangrijk. Het zijn de dingen die je doet om productveiligheid, -kwaliteit en -consistentie te garanderen, regelgevende instanties tevreden te stellen en levens te redden. Niet alle CAPA's zijn echter effectief - sommige zijn niet goed doordacht, andere worden slecht geïmplementeerd, en sommige acties leveren na verloop van tijd niet het beoogde effect op. Als uw bedrijf met een van deze situaties te maken heeft, zijn het misschien niet de CAPA's zelf die het probleem vormen - misschien is het uw bedrijfscultuur.

Maakt continue verbetering deel uit van het DNA van uw organisatie?

Veel mensen zien CAPA's als iets dat wordt aangestuurd door regelgevers en terugroepacties - iets waartoe u gedwongen bent. Een betere manier om CAPA's te bekijken is als een instrument voor voortdurende verbetering. Geen enkel bedrijf is perfect - er zijn altijd risico's en mogelijkheden om dingen beter te doen. De vraag die u zichzelf moet stellen is deze... als de regelgevers (en klanten) dit niet zouden opleggen, zouden uw medewerkers dan nog steeds zoeken naar mogelijkheden voor voortdurende verbetering en corrigerende en preventieve maatregelen nemen? Of zouden ze zich gewoon concentreren op het uitvoeren van de processen zoals ze vandaag bestaan?

Het gaat er niet om wat je tegen de muur gooit, het gaat erom wat blijft hangen

CAPA's zijn geen eenmalige herstellingen die vervolgens kunnen worden genegeerd. Het zijn veranderingen in de processen, gedragingen en activiteiten die uw bedrijf uitvoert. Het CAPA-proces is niet goedkoop - er worden vele uren geïnvesteerd in het analyseren van de activiteiten, het identificeren van de hoofdoorzaken van problemen en het ontwikkelen van responsplannen. Maar het echte voordeel wordt pas gerealiseerd wanneer de acties worden ondernomen en de output van uw productieprocessen verandert. Beschikt uw bedrijf over een proces om de effectiviteit van CAPA's enkele maanden na de implementatie te evalueren? Of om CAPA-gerelateerde maatregelen in uw operationele monitoringprocessen in te bouwen? Zo niet (of als u het niet weet), betekent dit dat u misschien te maken hebt met een "fix and forget"-fenomeen en niet echt de voordelen op lange termijn bereikt die u van CAPA-investeringen verwacht.

Management en HR zetten de toon voor werknemers

Individuen in uw organisatie zullen zich (grotendeels) aanpassen aan de cultuur en verwachtingen van hun directe managers en de HR-processen die worden gebruikt om hun prestaties te evalueren. Als u denkt dat u een probleem zou kunnen hebben met CAPA-prestaties, is dit een goede plaats om te beginnen. Welk gedrag stimuleert u met uw prestatiebeoordelingsproces en compensatieplannen? Worden werknemers gemeten op productievolume? Productkwaliteit? Als zij met een idee zouden komen om de operaties beter te maken, hoe zou dit dan ontvangen en beloond worden door het bedrijf?

Werknemers zijn van nature intrinsiek gemotiveerd om hun omgeving beter te maken, tenzij die motivatie op de een of andere manier wordt ondermijnd door een externe bron. Veel bedrijven nemen de houding aan dat er een groep werknemers is die betaald wordt om te produceren en een andere groep werknemers die betaald wordt om de activiteiten te verbeteren. Deze filosofie werkt averechts omdat de motivatie van de eerste groep afneemt en de effectiviteit van de tweede groep afneemt.

Een gezonde cultuur van continue verbetering (die zal leiden tot CAPA-effectiviteit) begint met werknemers (ongeacht waar ze zich in het bedrijf bevinden) in staat te stellen en in staat te stellen om opportuniteiten te identificeren en acties te ondernemen om hun omgeving beter te maken. Management- en HR-processen kunnen dit gedrag aanmoedigen door werknemers de tijd te geven om met verbeteringsideeën te komen, hen te ondersteunen bij de uitvoering ervan, en hen te belonen (het kan ook gewoon een erkenning zijn) voor de impact die deze ideeën over een bepaalde periode hebben.

Kepner-Tregoe is een marktleider in het helpen van bedrijven bij het implementeren van probleemoplossende en continue verbeteringsprocessen. Door onze meer dan 60 jaar ervaring hebben we geleerd dat proceseffectiviteit begint met mensen de juiste vaardigheden te geven en een ondersteunende omgeving om hen in staat te stellen hun volledige potentieel te realiseren. Voor meer informatie over CAPA best practices en andere lessen die in de loop der jaren zijn geleerd, gaat u naar https://dev.kepner-tregoe.com/

Gerelateerd

Blog afbeelding 1
Wacht niet op grote problemen om uw CAPA-proces te herzien!
Blog afbeelding 1
CAPA en de witte ruimte

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!