Wer sollte in die Entscheidungsfindung einbezogen werden?

Unter John Ager, Kepner-Tregoe

Fünf Fragen, die Ihnen die Entscheidung erleichtern

Wenn sie mit einem ungedeckten Bedarf konfrontiert sind, können Entscheidungsträger allein entscheiden, andere konsultieren oder die Entscheidung an andere delegieren. Bei der Entscheidung, welchen Ansatz sie wählen und wen sie einbeziehen, berücksichtigen effektive Entscheidungsträger drei Elemente: die für eine gute Entscheidung erforderlichen Informationen, das für die Umsetzung der Entscheidung erforderliche Engagement und potenzielle Konflikte im Zusammenhang mit der Entscheidung.

Die Einbeziehung der richtigen Personen kann den Unterschied ausmachen zwischen einer Entscheidung, die die Ziele einer Organisation voranbringt, und einer, die zu Unklarheit und Inkonsistenz führt. Diese fünf Fragen können dabei helfen zu bestimmen, wann und wie andere Personen in die Entscheidungsfindung einbezogen werden sollten:

1. Wie unterschiedlich sind die Alternativen? In einigen Entscheidungsszenarien verfügt der Entscheidungsträger über genügend Informationen, um zu wissen, dass alle verfügbaren Alternativen gleichwertig und akzeptabel sind, z. B. die Wahl eines Fastfood-Restaurants auf einer Reise. Wenn eine der verfügbaren Alternativen den Bedarf tatsächlich deckt, spielt es aus Qualitätssicht eigentlich keine Rolle, wer an der Entscheidung beteiligt ist. Wie wir weiter unten erörtern werden, kann es jedoch sein, dass die Zeit knapp ist oder dass andere Personen einbezogen werden müssen, um Engagement aufzubauen oder Konflikte zu bewältigen.

2. Wie viel wissen wir über die Entscheidung? In anderen Entscheidungsszenarien erkennt der Entscheidungsträger, dass er nicht über genügend Informationen verfügt, um zu wissen, welche Alternativen akzeptabel sind oder welche Alternativen er überhaupt in Betracht ziehen sollte, z. B. die Wahl des Reiseziels für eine Autoreise. Effektive Entscheidungsträger erkennen, wenn sie nicht über ausreichende Informationen verfügen, akzeptieren ihre Unwissenheit, schalten einen Gang zurück und ziehen Fachexperten hinzu, um die Informationen zu sammeln, zu organisieren und zu analysieren, die für eine ausgewogene Entscheidung erforderlich sind.

3. Wie viel Unterstützung brauchen wir? Manchmal ist das Engagement anderer für den Erfolg einer Entscheidung unnötig oder es ist einfach eine Selbstverständlichkeit, z. B. bei der Wahl eines neuen Routers für das Haus. In anderen Fällen brauchen wir aktive Unterstützung, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, z. B. die Mitfahrer auf der Reise. Wenn es notwendig ist, Engagement aufzubauen, beziehen effektive Entscheidungsträger diejenigen in den Entscheidungsfindungsprozess ein, deren Unterstützung bei der Umsetzung notwendig sein wird.

4. Wie gut sind die Ziele der Menschen aufeinander abgestimmt? In manchen Fällen haben die Personen, deren Engagement erforderlich ist, andere Ziele und Motivationen als der Entscheidungsträger, z. B. bei der Entscheidung, wie lange die Reise dauern darf. Wenn die Ziele nicht übereinstimmen und ein Engagement erforderlich ist, beziehen effektive Entscheidungsträger andere Personen in den Entscheidungsprozess ein, um einen Konsens über den Bedarf, der durch die Entscheidung gedeckt werden soll, die Grenzen der in Betracht zu ziehenden Alternativen und die Maßstäbe für die Bewertung, wie gut die Alternativen den Bedarf decken, herzustellen.

5. Wie groß ist der Konflikt über Alternativen? Schließlich gibt es Situationen, in denen Personen, deren Engagement erforderlich ist, starke Gefühle gegenüber den bevorzugten Alternativen haben, z. B. bei der Wahl eines Reiseziels. Um das Engagement für die endgültige Entscheidung zu fördern, bieten effektive Entscheidungsträger ein Forum, in dem die Teilnehmer mitteilen können, wie sie zu ihren Schlussfolgerungen gekommen sind. Wenn der Entscheidungsträger einen Konsens über das zu befriedigende Bedürfnis und die Grenzen der in Frage kommenden Alternativen hergestellt hat, kann er die Gruppe anleiten, anhand der gesammelten Informationen zu bewerten, welche Alternative das Bedürfnis am besten befriedigt.

Welche Zeitvorgaben haben Sie?

Zeitmangel kann ein erhebliches Hindernis für die Einbeziehung anderer in die Entscheidungsfindung sein, aber es ist wichtig zu erkennen, wann Effektivität wichtiger ist als Effizienz. Effektive Entscheidungsträger erkennen, dass sie andere mit einbeziehen müssen, wenn es ihnen an Informationen oder Engagement mangelt oder wenn sie eine Abstimmung herbeiführen oder Konflikte bewältigen müssen. Wenn man sich gemeinsam auf die zu erfüllenden Anforderungen, die zu berücksichtigenden Alternativen und die Maßnahmen zur Bewertung der Alternativen einigt, wird der Entscheidungsprozess letztlich rationalisiert und die Gesamtzeit bis zu einem erfolgreichen Abschluss verkürzt.

Wenn die Zeit kein großes Hindernis darstellt, erkennen effektive Führungskräfte, dass die Beteiligung an der Entscheidungsfindung eine Gelegenheit zur Entwicklung von Fähigkeiten sein kann. Mit dem richtigen Training, der richtigen Übung und dem richtigen Coaching können Menschen zu effektiven Entscheidungsträgern werden. Wenn Zeit zur Verfügung steht, können Teammitglieder, die noch keine effektiven Entscheidungsträger sind, durch die Teilnahme am Entscheidungsprozess ihre Fähigkeiten verbessern und Erfahrungen sammeln. Effektive Führungskräfte tun dies proaktiv, um sich darauf vorzubereiten, wenn die Zeit begrenzt ist und eine effektive Entscheidung die effektive Beteiligung anderer erfordert.

Die Chancen übertreffen, indem man andere mit einbezieht

Andere Menschen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, kann schwierig und zeitaufwendig sein. Doch die Alternative kann weitaus schlechter sein. Untersuchungen haben gezeigt, dass Entscheidungsträger, die diese Richtlinien zur Einbindung befolgen, eine Erfolgsquote von 80% haben - niemand ist perfekt. Entscheidungsträger, die diese Richtlinien nicht befolgen, können jedoch nur in 32% der Fälle mit Erfolg rechnen, also weit weniger als perfekt.

Wenn Sie sich diese fünf Fragen stellen und beantworten und dabei auch zeitliche Einschränkungen und andere Ziele berücksichtigen, verschaffen Sie sich einen erheblichen Entscheidungsvorteil.

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