Wie man neue Ideen in bestehende Prozesse und Routinen integriert
In dieser Blogserie haben wir untersucht, wie die Ausbildung die Lösung für organisatorische Fragen wenn wir die gewünschten Ergebnisse ermitteln und die Ausbildung strukturieren um diese Ergebnisse zu erreichen. Um einen Wandel herbeizuführen, müssen die in der Ausbildung erlernten neuen Fähigkeiten und Ideen jedoch in das tägliche Arbeitsumfeld integriert und unterstützt werden.
Nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz müssen die Mitarbeiter verstehen, wie sie das neue Wissen und die neuen Fähigkeiten innerhalb von Prozessen und Systemen nutzen können, die vielleicht vollkommen angemessen waren, aber nicht mit den veränderten Anforderungen Schritt gehalten haben. Die neuen Fähigkeiten müssen in die alltäglichen Geschäftsabläufe eingebettet werden.
Ob während der Schulung oder kurz danach, die Teilnehmer müssen lernen, warum, wie und wann sie ihre neuen Fähigkeiten in Verbindung mit bestehenden Geschäftsprozessen, Geschäftssystemen und anderen Instrumenten einsetzen sollen. Wie werden die neuen Fähigkeiten ihnen helfen, Schritte in ihren Arbeitsprozessen durchzuführen? Wie werden die Ergebnisse, die sie mit den neuen Ideen produzieren, zu Inputs für den nächsten Schritt im Prozess? Wie sollten die gesammelten Informationen dokumentiert und an andere weitergegeben werden? Die Organisationen müssen die neuen Fähigkeiten mit ihren Arbeitsabläufen und ihrer Dokumentation in Einklang bringen.
Eine nachhaltige Leistungsverbesserung kann erreicht werden, wenn neue Fähigkeiten Teil der "Art und Weise, wie die Dinge erledigt werden" werden. Wenn die bestehenden Geschäftsprozesse und -systeme die neuen Methoden nicht unterstützen, müssen die Systeme geändert oder neu geschaffen werden, um die Nutzung der neuen Fähigkeiten zu unterstützen.
Beispiele für die Integration neuer Fähigkeiten
Die folgenden Beispiele zeigen, wie einige unserer Kunden neue Fähigkeiten erfolgreich in ihre eigenen Systeme und Prozesse integriert haben.
Basierend auf dem Feedback von Kunden, die den Bedarf an Konsistenz, Vorhersagbarkeit und Effizienz in ihren Prozessen sehen, ein Unternehmen für Telekommunikation und drahtlose Geräte entwickelte mit Hilfe der Problemlösungsmethodik und des Dokumentationsrahmens von KT gemeinsame Verfahren zur Erfüllung von Serviceanforderungen. Wenn die Techniker des technischen Supports nun mit ihrem zunehmend globalen Kundennetz sprechen, werden sie auf ihren Computerbildschirmen aufgefordert, ein einheitliches Verfahren für die Sammlung von Informationen zu befolgen, das nachweislich die Problemlösung beschleunigt.
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Bei einem Pharmahersteller arbeiteten wir mit einem Team aus QA, QC und Technical Operations an der Überarbeitung bestehender SOPs und Vorlagen, um eine bessere Dokumentation und Untersuchung zu unterstützen, indem die in den Schulungen erlernten systematischen Ansätze zur Fehlersuche integriert wurden. Das Team straffte die Eskalation von Abweichungen, indem es neue Entscheidungstechniken in die bestehenden SOPs integrierte, und es legte fest, welche Informationen die Qualitätssicherung benötigt, um den geeignetsten Lösungsweg zu bestimmen. Schließlich konnte das Team für Abweichungen, die eine vollständige Untersuchung erfordern, festlegen, welche Informationen die Ermittler bereitstellen sollten, um ihre Schlussfolgerungen zu begründen.
Nach einer KT-Schulung zu Problemlösung und Entscheidungsfindung verlangte eine gemeinnützige Gesundheitsorganisation, dass alle Investitionsentscheidungen mithilfe der KT-Entscheidungsanalyse getroffen und die Dokumentation der Analyse einem zentralen Lenkungsausschuss zur Bewertung vorgelegt wird. Gemeinschaftskrankenhäuser können Entscheidungen über die Anschaffung von Großgeräten für MRTs, digitale Mammographie usw. nicht mehr isoliert treffen. Die Vorlage für die KT-Entscheidungsanalyse wird zwar verwendet, um dem Lenkungsausschuss Ideen für Anschaffungen zu präsentieren, der Schwerpunkt liegt jedoch weniger auf den Vorlagen als auf den Gesprächen über die in den Vorlagen gesammelten Informationen und Unterlagen. Der Schwerpunkt liegt darauf, das Gespräch mit den richtigen Informationen zu führen und die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Eine Teilung eines Hersteller von Computerchips/Elektronik integrierte die KT-Arbeitsblätter zur Fehlerbehebung und Entscheidungsfindung in ihren Problemlösungsprozess als Teil ihrer Datenbank-Tools und begann, die Ergebnisse auf ihrer internen Website zu veröffentlichen. Darüber hinaus wurde der KT-Ansatz in den bestehenden Problemmanagementprozess der Organisation integriert und die KT-Arbeitsblätter zur Problemanalyse und Entscheidungsfindung werden nun bei Kundenpräsentationen und Projektbesprechungen verwendet.
Die Entwicklung von Fertigkeiten hört nicht auf, wenn die Schulung beendet ist. Sie muss in die Arbeitsabläufe integriert werden, um klar zu kommunizieren und zu unterstützen, wann und wie die neuen Fähigkeiten wieder am Arbeitsplatz eingesetzt werden sollen.
Siehe Teil II: Wenn Ausbildung die Antwort ist, was ist dann die Frage? Teil II: Strukturierung der Ausbildung
Siehe Teil IV: Wenn Ausbildung die Antwort ist, was ist dann die Frage? Teil IV: Coaching am Arbeitsplatz anbieten
